В современном постиндустриальном обществе информация становится стратегическим ресурсом, а информационные технологии являются одним из инструментов повышения эффективности государственного и муниципального управления.

Информатизация – это организационный социально-экономический и научно-технический процесс создания оптимальных условий для удовлетворения информационных потребностей и реализации прав граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций, общественных объединений на основе формирования и использования информационных ресурсов.

Информационные ресурсы – документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других информационных системах).

Информационная система – это организационно упорядоченная совокупность документов и информационных технологий, в том числе с использованием средств вычислительной техники и связи, реализующие информационные процессы.

В России на современном этапе стремительно развиваются информационные системы, стали доступны ресурсы политической, финансовой, научной, технологической и иной информации в мировой сети Интернет.

Информационное обеспечение государственного управления – это система концепций, методов и средств, предназначенных для обеспечения пользователей (потребителей) информацией.

Процесс обмена информацией в управлении – это перемещение информации, которое может быть как вертикальным (от начальника к подчинённым или обратно), так и горизонтальным (между руководителями подразделений, подчинёнными одного уровня). Во время передачи информации может происходить как её задержка, так и искажение. Так же в зависимости от адресата, информация может преобразовываться. При передаче вверх - от подчинённых к начальнику происходит её обобщение, а при передаче вниз - от начальника к подчинённым – она становиться более конкретизированной.

В процессе обмена информацией важна максимальная скорость её передачи и минимальные искажения. От этого может зависеть правильность принимаемых решений. Поэтому поиск, сбор, хранение, распространение, переработка и использование информации в различных сферах деятельности приобретают важное значение.

Российская система информации включает в себя информационные ресурсы, которые формируются в организациях и на предприятиях всех форм собственности и подчиненности в ходе их деятельности в хозяйственной, научной, социальной или любой иной сфере. Значительная часть информационных ресурсов России создана на средства государственного бюджета и сосредоточена в государственном секторе.

Информационная система управления – это совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений. Информационная система управления должна решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления. Используя оперативную информацию, полученную в ходе функционирования автоматизированной информационной системы, руководитель может спланировать и сбалансировать ресурсы (материальные, финансовые и кадровые), просчитать и оценить результаты управленческих решений, наладить оперативное управление, следить за ходом выполнения плана, использованием ресурсов и т. д.

Основными классификационными признаками автоматизированных информационных систем являются:

уровень в системе государственного управления;

область функционирования экономического объекта;

виды процессов управления;

степень автоматизации информационных процессов.

По уровню государственного управления автоматизированные информационные системы делятся на:

федеральные;

территориальные (региональные);

муниципальные информационные системы.

Информационные системы федерального значения решают задачи информационного обслуживания аппарата административного управления и функционируют во всех регионах страны.

Территориальные (региональные) информационные системы предназначены для решения информационных задач управления административно-территориальными объектами, расположенными на конкретной территории.

Муниципальные информационные системы функционируют в органах местного самоуправления для информационного обслуживания специалистов и обеспечения обработки экономических, социальных и хозяйственных прогнозов, местных бюджетов, контроля и регулирования деятельности всех звеньев социально-экономических областей города, административного района и т. д.

Основной составляющей частью автоматизированной информационной системы является информационная технология, развитие которой тесно связано с развитием и функционированием информационных систем.

Информационные технологии управления – процесс, использующий совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления и обработки информации на базе программно-аппаратного обеспечения для решения управленческих задач. Основная цель автоматизированной информационной технологии управления – получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения. Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее актуальности и непротиворечивости, использования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления.

Информационная технология справляется с существенным увеличением объемов перерабатываемой информации и ведет к сокращению сроков ее обработки, является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов в управлении и представляет собой процесс, состоящий из четко регламентированных правил выполнения операций над информацией, циркулирующей в информационных системах, и зависит от многих факторов, которые систематизируются по следующим классификационным признакам:

степень централизации технологического процесса;

тип предметной области;

степень охвата задач управления;

класс реализуемых технологических операций;

тип пользовательского интерфейса;

способ построения сети.

В организациях большое значение для управленческого звена играют функционирование электронного документооборота и привязка его к конкретным функциям и задачам организации. Для таких организаций характерны расширение круга решаемых функциональных задач, связанных с деятельностью, организация автоматизированных хранилищ и архивов информации, которые позволяют накапливать документы в различных форматах, предполагают наличие их структуризации, возможностей поиска, защиты информации от несанкционированного доступа и т. д.

В крупных организациях информационная технология должна строиться на базе современного программно-аппаратного комплекса, включающего телекоммуникационные средства связи, многомашинные комплексы, развитую архитектуру «клиент-сервер», применение высокоскоростных корпоративных вычислительных сетей.

Корпоративная информационная технология крупной организации имеет, как правило, трехуровневую иерархическую структуру, организованную в соответствии со структурой территориально разобщенных подразделений предприятия: центральный сервер системы устанавливается в центральном офисе, локальные серверы – в подразделениях и филиалах, станции клиентов, организованные в локальные вычислительные сети структурного подразделения, филиала или отделения – у персонала компании.

Основными взаимосвязанными и усиливающими друг друга направлениями развития информационных технологий являются:

усложнение информационных продуктов (услуг);

обеспечение совместимости;

ликвидация промежуточных звеньев;

глобализация.

Главная информационная тенденция – усложнение и интеграция всех видов информационных продуктов, переход к цифровым методам передачи, обработки и хранения информации, поэтому очень важно развитие технического, программного, информационного, методического и организационного обеспечения – это своевременно обновляющийся парк персональных машин, оргтехники, оборудование линий связи и электронных сетей.

Одна из важнейших технологических задач для поставщиков информационно-технологических продуктов – обеспечение совместимости. Для потребителей совместимость означает возможность использования в одном комплексе различных устройств и программных продуктов и свободного обмена различной информацией. Усилия по стандартизации программных, аппаратных и информационных компонентов обеспечивают унификацию внешних форм, но не их содержания. Благодаря этому можно изменять конфигурации программно-технических средств и обеспечивать передачу и хранение разнообразной информации. Именно совместимость обеспечивает возможность межплатформенных переходов при реконструкции информационных систем.

Разработка новых методов, которые обеспечивают преобразование информации в формы, удобные и доступные для немедленного использования потребителем, обусловливает тенденцию ликвидации промежуточных звеньев. Уменьшается количество посредников между производителем и потребителем. Нет необходимости поручать что-то посреднику, если производитель и конечный потребитель легко связываются друг с другом и их информационная осведомленность выравнивается. При этом появляется экономия средств, времени, потребитель получает информацию прямо от первоисточника и без искажения.

Глобализация позволяет человеку в любой точке мира пользоваться такими же возможностями, как в своем офисе. По мере развития средств информатики рабочим местом (офисом) делового человека становится и борт самолета, и палуба теплохода, и салон автомашины. Он носит с собой мобильный телефон, карманный программируемый цифровой помощник, компактный персональный компьютер в различных его современных модификациях (ноутбук, планшетник). С помощью встроенных в эти устройства средств связи можно легко включиться в планетарную информационную систему в любой точки Земли, связаться с нужным клиентом, получить доступ к базе данных. Информация легко передается через границы регионов и государств.

Решающий вклад в развитие информационных технологий вносят современные технологии передачи данных. С конца прошлого века компьютеры и иные устройства объединяются в единое целое через локальные информационные сети и используются для обмена информацией между подразделениями организации и отдельными сотрудниками. Базы данных в этих сетях существуют пока еще главным образом в децентрализованном (распределенном) виде. Подключение пользователей (рабочих станций) к сети осуществляется через сервер. Локальные сети подразделений могут быть объединены между собой. Возникающая локальная сеть предприятия имеет более сложную структуру.

Глобальные отраслевые системы также имеют тенденцию к соединению между собой. В результате большинство частных и государственных региональных, отраслевых и глобальных систем оказалось объединено между собой. Общепланетная информационная система, получившая название Интернет (InterNet: inter - между и net - сеть), охватила все континенты. Интернет – это средства объединения разнообразных информационных сетей, включающие оборудование, программы и протоколы информационного обмена потоками информации между сетями. Входящие в Интернет сети соединяются между собой по некоторому «кратчайшему пути», но каждая частная сеть может иметь несколько соединений с остальными сетями.

Глобальная информационная система не имеет одного хозяина, она складывается из множества самостоятельных ячеек, объединенных каналами связи и строящихся по определенным стандартам.

Можно констатировать, что уже создан, совершенствуется и развивается сложнейший всемирный комплекс информатики: распределенная совокупность различных по мощности и комплектации компьютеров, иных информационных устройств и систем, линий связи между ними, систем коммуникации информационных сигналов. Благодаря этому комплексу любое событие или информация, предназначенные для широкого использования, практически мгновенно становятся известными в любом месте планеты. Эта информация передается в реальном масштабе времени, записывается в "памяти" комплекса и может быть найдена там в любое другое время.