Договор аренды недвижимости, наряду с поставкой и оказанием услуг, без сомнения, является наиболее используемым договором в предпринимательской деятельности. Зачастую условия договора аренды офиса или торговых площадей оговариваются еще до государственной регистрации самого предприятия.

Однако, очень часто стороны, при заключении договора аренды, концентрируют свои усилия на определении размера и порядка уплаты арендной платы, оставляя другие условия договора без внимания. Как результат – споры и разногласия, приводящие к расторжению договора и возникновению серьезных убытков у обеих из сторон. Предотвратить возникновение неблагоприятных последствий, возможно простым способом – своевременное уточнение всех существенных вопросов аренды еще при заключении договора.

Заключение договора аренды недвижимого имущества (далее – объект) можно условно разбить на следующие этапы:

• Обмен сторонами правоустанавливающими документами

• Этап анализа представленных документов

• Согласование условий аренды

• Заключение договора аренды

• Оформление передачи объекта

• Регистрация прав аренды в ФРС (в случае заключения долгосрочного договора).

Заключение краткосрочного договора аренды недвижимости (до года) не требует регистрации в ФРС.

Обмен сторонами уставными и правоустанавливающими документами

1. Собственник (арендодатель) должен предоставить:

- свидетельство о праве собственности на объект - документы БТИ (экспликация, поэтажный план, выписка из техпаспорта БТИ по форме 1А)

- правоустанавливающие документы на объект (договора купли-продажи и т.д.)

- выписку (на текущую дату) из ЕГРП

- в случае наличия каких-либо ограничений и обременений (договора аренды, залога и т.п.) желательно запросить копии документов, на основании которых установлены обременения

2. Арендодатель и Арендатор предоставляют друг другу:

- копии учредительных документов юридического лица (ИНН, ОГРН, Устав, учредительный договор)

- документы, подтверждающие полномочия лиц, ведущих переговоры и подписывающих договор аренды

В случае заключения договора аренды физическими лицами данная стадия ограничивается предоставлением документа, удостоверяющего личность (паспорт).

Анализ представленных документов.

На этом этапе необходимо установить:

- полномочия сторон и их представителей на заключение договора аренды;

- наличие у Арендодателя зарегистрированных, в установленном порядке, прав на сдачу объекта в аренду;

- соответствие данных, содержащихся в ЕГРП, реальному техническому состоянию объекта.

- имеются ли незаконные перепланировки и другие изменения объекта не зафиксированные в документах БТИ;

- существуют ли обременения (залог, арест и т.д.), установленные на объект, можно ли их снять до заключения договора аренды;

- получено ли согласие заинтересованных лиц на сдачу объекта в аренду (например, согласие залогодержателя), соблюдены ли требования ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» и ФЗ «Об акционерных обществах»;

- иные обстоятельства имеющие значения по конкретному объекту

На что следует обратить внимание при согласовании условий договора аренды:

1. Четкое определение объекта недвижимости.

2. Установление срока аренды. Хотя срок и не является существенным условием договора аренды, достижение согласие по данному вопросу является обязательным. Если стороны заинтересованы в длительной аренде, заключение договора аренды на неопределенный срок является неприемлемым.

3. Определение арендной платы.

Необходимо:

- четко определить размер арендной платы (с выделением НДС), причем целесообразно разделить ее на постоянную и переменную (коммунальные, земельные платежи и т.д.);

- точно установить, что входит в переменную плату (коммунальные платежи, плата за землю, за иные услуги, оказываемые арендодателем и т.д.);

- установить порядок и периодичность изменения арендной платы;

- определить дату внесения арендных платежей, предоставление актов и счетов-фактур.

4. Обязанности сторон по проведению капитального и текущего ремонта. Важно зафиксировать не только распределение обязанностей, но и сроки проведения работ по содержанию объекта, предполагаемую смету расходов и т.д.

5. В случае, если Арендатор планирует размещение на объекте рекламных вывесок и конструкций целесообразно внести в договор согласие Арендодателя на такое размещение, а также обязанность Арендодателя на получение согласия иных лиц (например, сособственников здания, в котором находится объект).

Как показывает практика, очень важно отразить при заключении договора аренды условие о вывеске наружной рекламы в целях предупреждения возможных разногласий.

6. Необходимо договориться с Арендодателем о претензионном порядке решения споров, т.е. порядок принятия претензий и ответа на них, получения необходимых согласований и т.д.

7. Некоторые согласования могут быть занесены прямо в договор. Например, согласие Арендодателя на сдачу в субаренду части объекта под банкоматы.

8. Следует четко определить условия досрочного расторжения договора.

При Заключении договора аренды представляется целесообразной следующая конструкция (конечно, с учетом особенностей каждого объекта):

А) Предварительный договор. Данный договор необходим в случае, когда у Арендатора есть заинтересованность в объекте, но заключение договора аренды немедленно нецелесообразно (например, когда на Арендодателя надо возложить обязанность по «легализации» перепланировок или в случае, когда время подготовки объекта к торговой деятельности (ремонт, монтаж торгового оборудования) не входит в срок аренды).

Б) Краткосрочный договор. Договор на 11 мес. необходим, так как регистрация долгосрочного договора может затянуться на определенное время, и отношения сторон будут регулироваться краткосрочным договором. Краткосрочный договор прекращает свое действие в момент регистрации долгосрочного договора.

В) Долгосрочный договор.

Письменное оформление передачи объекта, т.е. составление двухстороннего Акта приема-передачи, крайне важно для регулирования отношений сторон. Во избежание арендных споров необходимо зафиксировать действительную дату передачи, а также, отразить в Акте передачи действительное техническое состояние объекта.

Подача документов на регистрацию долгосрочного договора в ФРС является технической операцией, значение которой многие недооценивают. Государственная регистрация договора аренды необходима, в первую очередь, для самих сторон, так как дает существенные гарантии стабильности арендных отношений.

Как показывает практика, на любом из перечисленных этапах возможно возникновение индивидуальных, для каждого договора, проблем. Так, например, если собственником (арендодателем) выступает физическое лицо, необходимо помнить, что юридическое лицо Арендатор выступает налоговым агентом. Также возможны сложные ситуации: если один из собственников - физических лиц – является несовершеннолетним; в случае перехода объекта по наследству или в порядке правопреемства; в иных ситуациях.

Арендатор, надлежащим образом исполнявший свои обязанности по договору, имеет преимущественное перед третьими лицами право на заключение договора аренды на новый срок (п. 1. ст. 621 ГК РФ), если иное не предусмотрено договором аренды.

Такое право действует только в отношении аренды одного и того же объекта (Постановление ФАС Центрального округа от 02.02.2006 N А14-16764/2004/633/32, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 22.02.2007 по делу N А05-8019/2006-3).

Арендатор может реализовать его только при одновременном наличии следующих условий:

если он уведомил арендодателя о своем желании воспользоваться преимущественным правом на заключение договора на новый срок (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 30.03.2009 по делу N А79-5631/2008 (Определением ВАС РФ от 24.06.2009 N ВАС-1683/09 отказано в передаче данного дела в Президиум ВАС РФ для пересмотра в порядке надзора));

если он добросовестно исполнял обязанности по договору. В противном случае арендатор утрачивает преимущественное право на заключение договора на новый срок (Постановление ФАС Центрального округа от 17.05.2010 N Ф10-1362/10 (Определением ВАС РФ от 12.07.2010 N ВАС-9047/10 отказано в передаче данного дела для пересмотра в порядке надзора),

Постановление ФАС Северо-Западного округа от 21.03.2007 по делу N А56-19830/2005, Постановление ФАС Московского округа от 08.06.2010 N КГ-А41/3771-10);

если договор не был возобновлен на неопределенный срок. В противном случае арендатор утрачивает преимущественное право на заключение договора на новый срок (Постановление ФАС Волго-Вятского округа от 11.01.2010 по делу N А79-156/2009, Постановление ФАС Дальневосточного округа от 15.02.2005 N Ф03-А51/04-1/4481);

если отсутствует соглашение сторон о расторжении договора (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 18.02.2010 N Ф03-421/2010).

Наличие преимущественного права не означает того, что арендатор может требовать от арендодателя заключения нового договора на прежних условиях. В данном случае арендодатель не связан условиями прежнего договора. Он вправе предложить арендатору и третьим лицам иные условия аренды имущества либо отказаться от сдачи имущества в аренду. Преимущественное право означает лишь право арендатора на заключение договора аренды с арендодателем в отношении того же имущества в первоочередном порядке (Постановление ФАС Дальневосточного округа от 16.01.2009 N Ф03-6246/2008, Постановление ФАС Западно-Сибирского округа от 10.05.2007 N Ф04-2673/2007(33909-А46-8)).

При этом последствия нарушения арендодателем преимущественного права арендатора могут быть применены только если между арендодателем и третьим лицом заключен договор (Постановление ФАС Уральского округа от 13.01.2004 N Ф09-3927/03-ГК, Определение ВАС РФ от 25.12.2009 N ВАС-17393/09, Постановление ФАС Северо-Западного округа от 18.07.2006 по делу N А21-9028/04).

Стороны могут согласовать условие о запрете преимущественного права арендатора. Это позволяет арендодателю беспрепятственно заключить договор с третьими лицами.

Согласно п. 2 ст. 621 ГК РФ, если арендатор продолжает пользоваться имуществом после истечения срока договора и арендодатель не возражает против этого, договор считается возобновленным на тех же условиях на неопределенный срок.

Таким образом, для возобновления договора аренды на неопределенный срок в силу закона необходимо одновременное наличие двух условий:

пользование имуществом после истечения срока действия договора;

отсутствие возражений со стороны арендодателя.

Стороны могут установить запрет на продление договора на неопределенный срок. В этом случае договор не будет считаться продленным на неопределенный срок, если арендатор по каким-либо причинам продолжал пользоваться имуществом после прекращения срока аренды.