Перед составлением годовой отчетности в компании должна быть проведена инвентаризация. Цель проверки - установить, соответствуют ли данные учета действительности. Увы, так бывает не всегда. Часто обнаруживаются недостачи или излишки. Напомним алгоритм проведения инвентаризации и расскажем, как учесть выявленные отклонения.

Сразу оговоримся, что годичный интервал между двумя инвентаризациями - необходимый минимум, установленный Законом от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Проводить ревизии имущества чаще - в интересах самой компании. Ведь именно так удастся выяснить достоверную информацию об активах, имуществе и обязательствах. Без регулярных инвентаризаций бухгалтерская отчетность в какой-то момент может оказаться неправильной, что повлечет наложение штрафа как на компанию, так и на ее должностных лиц (ст. 120 НК РФ, ст. 15.11 КоАП РФ). Кроме того, информация в бухотчетности может быть признана недостоверной, если данную процедуру провели не по правилам или оформили с нарушениями ее результаты.

К сведению. Инвентаризацию должны проводить все компании независимо от применяемого режима налогообложения. Порядок проведения инвентаризации надо закрепить в учетной политике для целей бухучета.

Методические указания по проведению инвентаризации приведены в Приказе Минфина России от 13.06.1995 N 49 (далее - Методические указания N 49).

Подготовительные процедуры

Проводить инвентаризацию должна специальная комиссия (не менее двух человек), состав которой утверждает директор фирмы своим приказом. Обычно в комиссию включают административно-управленческий персонал, специалистов других служб и отделов компании. Типовые формы бланков по оформлению инвентаризации приведены в Постановлении Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Есть там и форма приказа. Но никто не запрещает составить приказ и по самостоятельно разработанной форме, утвержденной гендиректором компании.

К сведению. Типовые формы бланков по оформлению инвентаризации приведены в Постановлении Госкомстата России от 18.08.1998 N 88. Инвентаризационные описи можно заполнять как вручную, так и на компьютере.

В приказе указывается причина инвентаризации, состав комиссии, проверяемое имущество и обязательства, дата начала и окончания ревизии. Утверждает сам приказ также генеральный директор. Далее документ должны подписать председатель и члены инвентаризационной комиссии. Приказ регистрируется в специальном журнале учета и контроля (например, по типовой форме N ИНВ-23) выполнения приказов о проведении инвентаризации.

Что касается материально ответственных лиц (далее - МОЛ), то членами инвентаризационной комиссии они быть не вправе.

Однако все они должны присутствовать при инвентаризации и других подобных ревизиях, во время которых проверяют сохранность и состояние вверенного им имущества. Это предусмотрено условиями договора о полной индивидуальной материальной ответственности (Приложение 2 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85).

До начала процедуры возьмите со всех МОЛ расписку в том, что к началу ревизии они сдали все документы на имущество в бухгалтерию или инвентаризационной комиссии. Также МОЛ должны подтвердить, что все поступившие ценности оприходованы, а выбывшие - списаны. Для этого предусмотрен специальный раздел в инвентаризационной описи (акте).

Проведение инвентаризации и оформление результатов

Проведите непосредственно инвентаризацию, сверив фактическое наличие имущества с учетными данными. Если расхождений нет, то просто заполните инвентаризационные описи (их оформляют отдельно по видам имущества). Если типовые бланки Госкомстата чем-то не устраивают, можно разработать свои формы. Наименования и количество проверяемых объектов указывайте по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. А на каждой странице описи впишите прописью число порядковых номеров материальных ценностей и их общее количество, которое значится на данной странице. При этом не важно, в каких единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны.

Если приходится исправлять ошибки в первичных документах, то неверные записи зачеркивайте и над ними пишите правильные. Потом все такие правки заверяют все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные сотрудники.

Во всех незаполненных строках ставится прочерк - пустых быть не должно. На последней странице описи сделайте отметку о том, что цены проверены, а итоги подсчитаны. Под этим должны подписаться все те, кто участвовал в инвентаризации.

Заполненную опись подписывают все члены инвентаризационной комиссии. Что касается МОЛ, то они расписываются в том, что комиссия проверила имущество в их присутствии и передала его им на ответственное хранение. И в том, что к членам комиссии нет никаких претензий.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостача - оформите сличительную ведомость. Составляется она только по тому имуществу, по которому есть отклонения от учетных данных. Укажите только расхождения (излишек, недостача), выявленные при инвентаризации.

Объекты инвентаризации

Денежные средства, денежные документы,

бланки строгой отчетности

Порядок и сроки проведения инвентаризации организация определяет самостоятельно.

При инвентаризации денежных средств остаток денежной наличности в кассе сверяют с данными учета кассовой книги. При наличных расчетах с применением ККТ проверку начинают с операционных касс. Суммы денежной наличности должны соответствовать данным книги кассира-операциониста, показателям на кассовой ленте и счетчиках кассового аппарата.

Проверку фактического наличия бланков строгой отчетности производят по видам бланков с учетом их начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризацию денежных средств в пути производят путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризацию денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, проводят путем сверки остатков сумм на соответствующих счетах по данным бухгалтерии организации с данными выписок банков (п. 7 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У, п. п. 3.39 - 3.43 Методических указаний N 49).

Товарно-материальные ценности

При инвентаризации ТМЦ обязательно пересчитывать, перевешивать или перемеривать. Инвентаризацию проводят в порядке расположения ТМЦ в помещении.

Ценности, закрепленные за одним материально ответственным лицом, могут храниться в разных помещениях. В этом случае инвентаризацию проводят последовательно в местах хранения. После проверки ценностей в одном помещении вход в него не допускается. Помещения, инвентаризация в которых уже проведена, закрывают (пломбируют) до окончания инвентаризации (в части ТМЦ, закрепленных за данным материально ответственным лицом).

При длительном проведении инвентаризации отпуск ТМЦ разрешается только с письменного разрешения гендиректора и главбуха. Отпуск ТМЦ производит материально ответственное лицо в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Прием ТМЦ во время инвентаризации производят также в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Товары, которые выбыли из организации, но продолжают числиться на счетах бухучета (например, право собственности на товары переходит после их оплаты), инвентаризируют обособленно. Инвентаризацию производят на основании документов, подтверждающих отгрузку товаров (например, накладных).

Если в организации есть ТМЦ, принятые на ответственное хранение (такое имущество учитывают на забалансовом счете 002), проверяют документы, на основании которых они находятся на складе.

Инвентарь и хозяйственные принадлежности, выданные для использования, инвентаризируют по их местонахождению и материально ответственным лицам (п. п. 3.15 - 3.26 Методических указаний N 49).

Расчеты

При инвентаризации расчетов с персоналом по оплате труда выявляют суммы невыплаченной зарплаты (депонированные суммы), а также переплаты сотрудникам. В аналогичном порядке проводят ревизию расчетов с подотчетниками, в ходе которой проверяют целевое использование выданных сотрудникам организации денежных средств.

При инвентаризации расчетов с покупателями и поставщиками проверяют правильность и обоснованность числящихся на счетах бухучета сумм "дебиторки" и "кредиторки". В ходе инвентаризации составляют акты сверки, в которых указываются данные о состоянии расчетов. Отраженные в акте суммы сверяют с данными бухучета.

При инвентаризации расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами сверяют данные бухучета по счетам 68 и 69 с суммами налогов и взносов, начисленных (налоговые декларации, расчеты) и уплаченных (платежные поручения). По суммам, не перечисленным вовремя, следует проконтролировать начисление (бухгалтерские справки) и уплату пеней (платежные поручения) (п. п. 3.44 - 3.48 Методических указаний N 49).

Незавершенное производство

При инвентаризации незавершенного производства определяют:

- фактическое наличие заделов (деталей, узлов, агрегатов) и не законченных изготовлением и сборкой изделий, находящихся в производстве;

- фактическую комплектность незавершенного производства (заделов);

- остаток незавершенного производства по аннулированным заказам, а также по заказам, выполнение которых приостановлено.

Проверку проводят путем подсчета, взвешивания, перемеривания.

По незавершенному капитальному строительству проверяют:

- не числится ли в его составе оборудование, переданное в монтаж, но фактически не начатое монтажом;

- состояние законсервированных и временно прекращенных строительством объектов и причины консервации (п. п. 3.27 - 3.35 Методических указаний N 49).

Резервы и оценочные обязательства

При инвентаризации резервов проверяют правильность их расчета и обоснованность их создания. Данные проверяют на конец отчетного года.

Оценочное обязательство на оплату отпусков сотрудникам, отражаемое в годовом балансе, уточняют исходя из:

- количества дней неиспользованного отпуска;

- среднедневной суммы расходов на оплату труда;

- начисленных страховых взносов в фонды.

При инвентаризации резерва по сомнительным долгам проверяют обоснованность сумм, которые не погашены в установленные договорами сроки и не обеспечены соответствующими гарантиями (п. п. 3.49 - 3.55 Методических указаний N 49).

Основные средства

Перед инвентаризацией проверяют:

- наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей;

- наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации;

- наличие документов на ОС, сданные или принятые организацией в аренду или на хранение.

Если документов нет или в них обнаружены неточности, оформите их или скорректируйте до проведения инвентаризации.

Инвентаризацию основных средств можно проводить не чаще одного раза в три года.

При инвентаризации производят осмотр объектов и проверяют их соответствие данным бухучета по следующим параметрам:

- полное наименование;

- назначение, основные технические или эксплуатационные показатели;

- инвентарные и заводские номера;

- номера паспортов оборудования, содержащего драгоценные металлы;

- год выпуска;

- количество объектов.

Если основные средства в момент инвентаризации находятся вне организации, их инвентаризируют до момента временного их выбытия. Например, такое возможно с отправленными в капитальный ремонт машинами и оборудованием, с уходящими в дальние рейсы автомашинами и т.п.

При инвентаризации объектов недвижимости проверяют также наличие документов о праве собственности организации на эти объекты.

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяют ОС на ответственном хранении и арендованные (их учитывают на забалансовых счетах 002 и 001 соответственно).

Основные средства, стоимость которых списана в момент их ввода в эксплуатацию, также надо инвентаризировать. Их инвентаризацию проводят в таком же порядке, как и все остальные основные средства (п. п. 3.1 - 3.7 Методических указаний N 49, п. 27 Приказа от 29.07.1998 N 34н).

"Популярные" ошибки при проведении: ТОП-5

1. Не утверждены сроки проведения и состав комиссии. Обязательно составьте приказ по форме N ИНВ-22 или используйте самостоятельно разработанный бланк.

2. Нет расписок материально ответственных лиц о том, что все приходные и расходные документы сданы в бухгалтерию. До начала инвентаризации материально ответственные лица дают расписки в инвентаризационных описях по ОС, ТМЦ, БСО и акте инвентаризации наличных денег. Ценности, которые поступят или будут отпущены во время инвентаризации, следует заносить в отдельные описи.

3. Доступ в помещения, где проходит инвентаризация, или к описям имущества имеют посторонние. Перед уходом комиссия опечатывает помещения, где хранятся материальные ценности. В обеденный перерыв и ночное время храните описи в шкафу или сейфе в закрытом помещении, где проводится инвентаризация. В приказе о назначении инвентаризации нужно указать людей, в сейфе у которых будут храниться инвентаризационные описи (например, кассир, главный бухгалтер или директор).

4. Некоторые члены комиссии отсутствуют (например, из-за болезни, отпуска или командировки). На время отсутствия одного из членов комиссии инвентаризацию нужно приостановить. Либо его можно заменить другим сотрудником, зафиксировав это в приказе руководителя. Отсутствие хотя бы одного из членов комиссии - основание, чтобы признать результаты ревизии недействительными.

5. Не проведена инвентаризация "дебиторки". Чтобы обоснованно списать безнадежные долги, обязательно проводить инвентаризацию дебиторской задолженности (п. 77 Положения, утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н).

Результаты инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами отразите в акте (например, по форме N ИНВ-17).

"Стандартные" неточности при оформлении результатов: ТОП-5

1. Результаты инвентаризации отражены в учете и отчетности несвоевременно. Результаты инвентаризации надо показать в учете и отчетности того месяца, когда фактически ревизия завершена. Если инвентаризация проводится перед составлением годовой отчетности, то ее результаты отражаются в годовой бухотчетности.

2. Составлен один экземпляр инвентаризационной описи. Любые инвентаризационные описи надо составлять минимум в двух экземплярах. По имуществу на ответственном хранении, равно как и по арендованным вещам, составляют отдельные описи. Лучше составить описи по таким ценностям в трех экземплярах, один из которых передать собственнику активов. Форму такой описи можно утвердить самостоятельно, взяв за основу форму N ИНВ-1.

3. В описи есть ошибки и исправления, которые не подписали и не заверили члены комиссии. Для внесения исправлений во всех экземплярах описей зачеркните неправильную запись и поставьте над ней правильные данные. Исправления заверяют подписями всех членов комиссии и лиц, ответственных за сохранность имущества, по которому делаются исправления.

4. В описи нет итогов по каждой странице, а также оставлены незаполненными строки. На каждой странице описи прописью нужно отразить число порядковых номеров материальных ценностей и их общий итог в натуральных показателях. Незаполненные строки следует прочеркивать.

5. На последней странице описи нет подписи материально ответственного лица о том, что у него отсутствуют претензии к комиссии и что этот человек (МОЛ) принял имущество на ответственное хранение. В конце описей по инвентаризации ОС, ТМЦ, БСО обязательна расписка МОЛ в том, что инвентаризацию проводили в его присутствии, у него нет претензий к комиссии и он принял на хранение имущество, указанное в описи.

Как учесть излишки

Выявленные излишки являются доходом. В бухучете это прочий доход, в налоговом - внереализационный. Имущество учитывается по рыночной цене - это стоимость, которую можно получить при продаже вещей. Сведения об уровне текущих рыночных цен подтверждаются документально либо данными оценщика (п. 10.3 ПБУ 9/99, п. 20 ст. 250, п. 6 ст. 274 НК РФ).

Самая распространенная ситуация - излишки материально-производственных запасов (МПЗ). Конечно, их можно использовать в производстве либо продать. При использовании их стоимость списывается в составе материальных расходов. В расходы нужно поставить ту же сумму, которую раньше учли в доходах при оприходовании излишков. При продаже полученную выручку также можно уменьшить на ранее учтенный внереализационный доход (абз. 2 п. 2 ст. 254, пп. 2 п. 1 ст. 268 НК РФ).

В бухучете нет ограничений по стоимости МПЗ, которую списывают при расчете балансовой прибыли. Рыночную цену имущества можно полностью включить в расходы (п. п. 73 и 91 Методических указаний, утв. Приказом Минфина России от 28.12.2001 N 119н). Значит, разницы по ПБУ 18/02 учитывать не придется.

Если речь идет об излишках имущества, которое по своим критериям является основным средством, сначала надо показать доход, а потом списывать стоимость таких ОС через амортизацию.

Первоначальную стоимость следует считать по правилам абз. 2 п. 1 ст. 257 Налогового кодекса РФ.

Если решено продать излишки ОС, в расходы списывается их рыночная стоимость. Так позволяет сделать п. 1 ст. 268 Налогового кодекса РФ. Выявленное имущество будет считаться товаром.

Как учесть недостачи в бухучете

В бухучете недостачу отражают по дебету счета 94 в корреспонденции со счетами учета имущества. Недостающие ТМЦ или МПЗ учитываются по фактической себестоимости, которую определяйте по данным бухучета. Основные средства - по остаточной стоимости.

Недостача в пределах норм естественной убыли

Недостачу и порчу ценностей в пределах норм убыли списывают на издержки производства и обращения на основании приказа гендиректора. Определяется естественная недостача после пересортицы, то есть после того, как будет проведен взаимный зачет излишков и недостач за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении ТМЦ одного и того же наименования и в одинаковых количествах.

При зачете пересортицы в бухучете не нужно отражать в расходах стоимость зачитываемых недостач, а в доходах - стоимость зачитываемых излишков. Зачет пересортицы отражается проводками (в разрезе субсчетов по соответствующим наименованиям ТМЦ):

Дебет 10 (41, 43) Кредит 10 (41, 43)

- отражен зачет недостач в счет выявленных излишков.

Стоимость недостающих ТМЦ, не зачтенных в счет излишков, списывается на недостачи.

Проводки такие:

Дебет 94 Кредит 10, 41, 43

- отражена стоимость недостачи, выявленной при инвентаризации;

Дебет 20 (23, 44...) Кредит 94

- списана стоимость недостающих ТМЦ в пределах норм естественной убыли.

Обратите внимание! Для целей налогообложения недостачи и излишки при пересортице зачесть нельзя. Поэтому возникшие в результате пересортицы отклонения учтите по общим правилам.

Недостача по вине сотрудника

Недостачу МПЗ сверх норм естественной убыли, а также недостачу другого имущества следует относить на виновных лиц. В этом случае работник должен компенсировать организации всю сумму причиненного ущерба. Размер ущерба определяется исходя из рыночной цены недостающего имущества, но не ниже его стоимости по данным бухучета (ст. ст. 243, 246 ТК РФ).

Если человек возмещает только балансовую стоимость недостающих вещей, проводки такие:

Дебет 73 Кредит 94

- отнесена недостача имущества на работника по балансовой стоимости;

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73

- работник погасил задолженность по недостаче.

Если виновник возмещает ущерб исходя из рыночной цены недостающего имущества, проводки следующие:

Дебет 73 Кредит 94

- недостача имущества отнесена на работника по балансовой стоимости;

Дебет 73 Кредит 98

- учтена разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества;

Дебет 50 (51, 70) Кредит 73

- работник погасил задолженность по недостаче.

По мере погашения задолженности списывайте разницу пропорционально доле погашенного долга:

Дебет 98 Кредит 91-1

- учтена в прочих доходах разница между рыночной и балансовой стоимостью недостающего имущества.

Недостача без вины

Если причиной недостачи стали форс-мажорные обстоятельства (пожар, наводнение), то недостачу имущества учитывают в составе убытков отчетного года по балансовой стоимости (п. 13 ПБУ 10/99).

Бывает также, что виновные в недостаче лица не установлены или суд отказал во взыскании суммы причиненного ущерба с них. Тогда недостачу списывают на финансовые результаты фирмы. Сумма недостачи относится к прочим расходам.

Сделайте проводку:

Дебет 91-2 Кредит 94

- списан убыток от недостачи имущества, возникшей в результате форс-мажора (в связи с отсутствием виновника либо отказом во взыскании ущерба).

Недостача списанного имущества

Хоть стоимость имущества (старенького монитора или офисного стола) уже списана, такая недостача все равно является для фирмы ущербом. Порядок ее отражения в бухучете также зависит от причин ее возникновения.

Если недостача возникла из-за естественной убыли, форс-мажора или невыявленного виновника, никаких проводок делать не нужно. Недостающее имущество просто списывается с забалансового учета, поскольку в учете компании нет оснований учитывать расходы, если имущество уже ранее списали. Оснований отражать доходы также нет, ведь поступлений в счет возмещения ущерба не будет.

В случае наличия виновного организация имеет право взыскать материальный ущерб (п. 1 ст. 1064 ГК РФ, ст. 243 ТК РФ). Раз стоимость вещи уже списали, возмещение ущерба в результате недостачи возможно как с использованием счета 94, так и без него.

Если решили обойтись без счета 94, проводки будут такие:

Дебет 73 (76) Кредит 98

- отражен ущерб, который должен возместить МОЛ (иной виновник);

Дебет 70 (76) Кредит 73 (76)

- удержан из зарплаты (вознаграждения) виновника причиненный ущерб;

Дебет 50 (51) Кредит 73 (76)

- погашена сумма ущерба;

Дебет 98 Кредит 91-1

- учтена в прочих доходах сумма погашенного ущерба.

С.Канашевич

Налоговый консультант