Обязанность по проведению инвентаризации для государственных (муниципальных) учреждений установлена Методическими указаниями N 49 <1>. В частности, положениями данного документа регламентирована обязанность по проведению инвентаризации не только имущества, числящегося на счетах бухгалтерского учета, но и расчетов, которые включают в себя расчеты с персоналом по различным видам выплат. В статье рассмотрим основные нюансы проведения этого контрольного мероприятия.

--------------------------------

<1> Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49.

Инвентаризация расчетов с персоналом должна подтвердить обоснованность сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета. Следует проверить имеющуюся задолженность по следующим счетам:

- 0 302 11 000 "Расчеты по заработной плате" (обоснованность расчетов по заработной плате);

- 0 302 12 000 "Расчеты по прочим выплатам" (обоснованность расчетов по компенсациям и иным аналогичным выплатам);

- 0 302 13 000 "Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда" (обоснованность расчетов по больничным листам, а также пособиям, связанным с материнством и детством);

- 0 304 02 000 "Расчеты с депонентами" (обоснованность расчетов по заработной плате, стипендиям, не полученным в срок).

Проверка расчетов по заработной плате работников

В соответствии с п. 256 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н (далее - Инструкция N 157н), п. 101 Инструкции N 162н <2> для учета расчетов с сотрудниками учреждения по заработной плате используется счет 1 302 11 000 "Расчеты по заработной плате".

--------------------------------

<2> Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утв. Приказом Минфина России от 06.12.2010 N 162н.

По кредиту данного счета отражается начисление выплат, входящих в систему оплаты труда. В силу ст. 129 ТК РФ это плата за фактически отработанное время из расчета тарифной ставки или оклада, компенсационные и стимулирующие выплаты.

По дебету счета отражаются удержания из начисленных выплат, а именно НДФЛ, алиментные обязательства работника, профсоюзные взносы, выданная часть заработной платы.

Задача бухгалтера и инвентаризационной комиссии - внимательно изучить документы-основания, по которым осуществляется начисление выплат. Отметим, что основаниями для начисления заработной платы служат:

- приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденным штатным расписанием (утвержденными штатами) и со ставками (тарифами) заработной платы;

- положение по оплате труда и иные нормативные акты, согласно которым происходит начисление выплат;

- табель учета использования рабочего времени;

- записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и в других случаях;

- другие учетные документы по учету труда и его оплаты.

При инвентаризации показатели первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета сверяют с суммами, отраженными на счете 1 302 11 000 "Расчеты по заработной плате". В ходе проверки выявляются невыплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счет депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам (п. 3.46 Методических указаний N 49).

При документальной проверке комиссия должна установить правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности, и оформить ее результаты с помощью акта инвентаризации (п. 3.48 Методических указаний N 49).

Как показывает практика, чаще всего в учете выявляется кредиторская задолженность по заработной плате, не полученной в определенный срок сотрудниками учреждения. Напомним, что не полученная в срок заработная плата должна быть депонирована. Как следует из п. 6.5 Порядка ведения кассовых операций <3>, в последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплаты заработной платы и осуществления других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) проставляет оттиск печати (штампа) или делает запись "Депонировано" напротив фамилий и инициалов работников, которым не выданы наличные деньги. Он подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости), проставляет свою подпись на расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и передает ее для подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии - руководителю). На фактически выданные суммы наличных денег оформляется расходный кассовый ордер.

--------------------------------

<3> Порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенный порядок ведения кассовых операции индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства, утв. Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У.

В соответствии с п. 270 Инструкции N 157н, п. 107 Инструкции N 162н депонированная заработная плата отражается с использованием счета 1 304 02 000 "Расчеты с депонентами".

Стоит отметить, что кредиторская задолженность по сотрудникам, имеющаяся на счете 1 302 11 000 "Расчеты по заработной плате", не должна превышать месячную задолженность, образованную за последний месяц текущего финансового года. Суммы превышения должны быть отражены на счете учета депонентов, то есть на счете 1 304 02 000 "Расчеты с депонентами".

В бюджетном учете операции по депонированию сумм, не полученных работниками, отражаются следующим образом (п. 107 Инструкции N 162н):

Дебет счета 1 302 11 830 "Уменьшение кредиторской задолженности по заработной плате"

Кредит счета 1 304 02 730 "Увеличение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами".

Пример 1. В ходе инвентаризации на счете 1 302 11 000 была обнаружена не полученная работником, который был уволен из учреждения в сентябре 2016 г., заработная плата в сумме 4320 руб. Кредиторская задолженность образовалась ввиду пересчета суммы компенсации за неиспользованный отпуск. По решению комиссии данная задолженность переведена на депонент. Бухгалтеру рекомендовано сообщить бывшему работнику о сумме, которую он должен получить.

В бухгалтерском учете в соответствии с Инструкцией N 162н были сделаны следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Неполученная заработная плата перенесена на депонент на основании бухгалтерской справки <*>

1 302 11 830

1 304 02 730

4320

--------------------------------

<*> Учет депонированной суммы ведется в книге аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий (ф. 0504048) (п. 271 Инструкции N 157н).

Проверка расчетов по прочим выплатам работникам

Расчеты по прочим выплатам осуществляются с использованием счета 1 302 12 000 "Расчеты по прочим выплатам" (п. 256 Инструкции N 157н, п. 101 Инструкции N 162н). К прочим выплатам, как правило, относятся различные виды компенсаций и выплат, обусловленных трудовым договором (контрактом), в частности:

- выплаты при служебных командировках, компенсации по возмещению расходов, связанных с оплатой найма (поднайма) жилых помещений в соответствии с законодательством РФ;

- возмещение расходов, связанных с проездом при переезде из районов Крайнего Севера, лицам, работающим в районах Крайнего Севера, приравненных к ним местностях и в других местностях с неблагоприятными климатическими или экологическими условиями, в том числе отдаленных;

- компенсация за использование личного имущества сотрудника в служебных целях;

- другие аналогичные расходы.

При проверке расчетов по счету 1 302 12 000 "Расчеты по прочим выплатам" проверяются обоснованность тех или иных выплат, наличие внутренних локальных документов, в соответствии с которыми осуществляется выплата, а также правильность применения законодательства РФ. Напомним, что начисление всех компенсационных выплат аналогично заработной плате производится по кредиту счета 1 302 12 000 "Расчеты по прочим выплатам", по дебету - их выплата.

Проверка расчетов по начисленным работникам пособий

Счет 1 302 13 000 "Расчеты по начислениям на выплаты по оплате труда" предназначен для отражения суммы начисленных работникам пособий по временной нетрудоспособности и в связи с материнством, пособий по уходу за ребенком до достижения им возраста полутора лет и других выплат. Проверка расчетов, производимых с использованием данного счета, необходима не только в целях подтверждения их обоснованности, но и для исключения ошибок, поскольку такие выплаты производятся за счет средств ФСС.

В соответствии с пп. 3 п. 1 ст. 11 Федерального закона от 16.07.1999 N 165-ФЗ "Об основах обязательного социального страхования" страховщики имеют право не принимать к зачету расходы на обязательное социальное страхование, произведенные с нарушением законодательства РФ. Непринятие к зачету произведенных расходов неизбежно влечет не только уплату страховых взносов, но и применение к учреждению штрафных санкций. Поэтому при проведении проверки следует обратить особое внимание на наличие документов, подтверждающих данный вид расходов: листка нетрудоспособности, копии свидетельства о рождении ребенка, справки о постановке на учет в ранние сроки беременности, заявления на выплату пособий и др.

Начисление пособия отражается по кредиту счета 1 302 13 000, по дебету - их выплата.

Обращаем внимание, что суммы пособий, не полученные в установленный срок, следует учитывать на счете 1 304 02 000 "Расчеты с депонентами". Аналогичным образом подлежат учету пособия в случае их возврата почтовым отделением в связи с неполучением их гражданином (см. Письма Минфина России от 16.08.2013 N 02-06-10/33639, от 29.11.2015 N 02-07-10/69493).

Проверка расчетов с депонентами

Как уже было отмечено выше, обоснованность расчетов с персоналом проверяется по всем счетам, аналогичным образом следует проверить расчеты с депонентами, которые аккумулируются на специальном счете - 1 304 02 000 "Расчеты с депонентами". На этом счете могут отражаться различные суммы, которые являются не только не полученной в срок заработной платой, но и стипендиями, пособиями и другими выплатами.

Как долго учитывать неполученную заработную плату, пособия и иные выплаты на счете 1 304 02 000, учреждение определяет по результатам годовой инвентаризации. Напомним, что в соответствии с п. 371 Инструкции N 157н задолженность учреждения, не востребованная кредитором, принимается к забалансовому учету для наблюдения в течение срока исковой давности в сумме задолженности, списанной с балансового учета. Напомним, что для учета такой задолженности используется забалансовый счет 20 "Задолженность, не востребованная кредиторами".

Списание суммы задолженности, не востребованной кредиторами, отражается по кредиту счета 1 401 10 173 "Чрезвычайные доходы от операций с активами" (с одновременным отражением списанной суммы на забалансовом счете 20).

Пример 2. По результатам инвентаризации расчетов, проведенной в казенном учреждении, была выявлена нереальная к выдаче кредиторская задолженность, числящаяся на депоненте, в сумме 1873 руб. Согласно приказу руководителя учреждения данная задолженность была списана на доходы учреждения.

В соответствии с Инструкцией N 162н в бюджетном учете будут сделаны следующие записи:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списана задолженность учреждения перед кредитором

1 304 02 830

1 401 10 173

1873

Одновременно учтена кредиторская задолженность за балансом <*>

Забалансовый счет 20

1873

--------------------------------

<*> Аналитический учет по забалансовому счету 20 организуется в разрезе видов выплат, по которым на балансе учреждения учитывалась задолженность учреждения по кредиторам, с указанием полного наименования кредитора и иных реквизитов (п. 372 Инструкции N 157н).

Как уже было отмечено, задолженность учреждения, не востребованная кредитором, принимается к забалансовому учету для наблюдения в течение срока исковой давности. Таким образом, списать депонированную заработную плату, пособия и иные выплаты с забалансового учета учреждение вправе, когда истечет срок исковой давности.

Напомним, что исковой давностью признается срок для защиты права по иску лица, право которого нарушено. Общий срок исковой давности составляет три года со дня, определяемого в соответствии со ст. 200 ГК РФ (п. 1 ст. 196 ГК РФ). При этом для отдельных видов требований законом могут устанавливаться специальные сроки исковой давности, сокращенные или более длительные по сравнению с общим сроком (п. 1 ст. 197 ГК РФ).

Как отмечено в Письмах Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/1/161, ФНС России от 06.10.2009 N 3-2-06/109, срок исковой давности в отношении задолженности по депонированной заработной плате составляет три года. Именно по истечении этого срока работодатель вправе списать суммы невостребованной кредиторской задолженности.

В общем случае списание задолженности учреждения, не востребованной кредиторами, осуществляется на основании решения инвентаризационной комиссии учреждения в порядке, установленном главным распорядителем бюджетных средств (главным администратором источников финансирования дефицита бюджета) (п. 371 Инструкции N 157н).

В случае регистрации учреждением денежного обязательства по требованию, предъявленному кредитором в порядке, определенном законодательством РФ, задолженность учреждения, не востребованная кредиторами, подлежит списанию с забалансового учета и отражению на соответствующих аналитических балансовых счетах учета обязательств.

Пример 3. По результатам инвентаризации, проведенной в казенном учреждении, на забалансовом счете 20 была выявлена невостребованная кредиторская задолженность по заработной плате в сумме 2273 руб., срок исковой давности по которой истек. На основании приказа руководителя данная задолженность была списана со счета.

Согласно Инструкции N 162н в бюджетном учете будет сделана запись:

Содержание операции

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Списана задолженность учреждения перед кредитором по истечении срока исковой давности

Забалансовый счет 20

2273

* * *

Кратко сформулируем основные выводы.

В ходе инвентаризации комиссия должна установить правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности, и оформить ее результаты с помощью акта инвентаризации.

Срок исковой давности в отношении задолженности по депонированной заработной плате составляет три года. Именно по истечении этого срока работодатель вправе списать суммы невостребованной кредиторской задолженности. Списание задолженности учреждения, не востребованной кредиторами, осуществляется на основании решения инвентаризационной комиссии учреждения в порядке, установленном главным распорядителем бюджетных средств.

С.Валова

Эксперт журнала

"Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"