С апреля этого года все учреждения без исключения обязаны ежемесячно сдавать сведения в ПФР по форме СЗВ-М. Данный отчет подается в ПФР не позднее 10-го числа каждого месяца. В этой статье постараемся ответить на интересующие каждого бухгалтера вопросы, связанные с особенностями заполнения и представления отчета по форме СЗВ-М.

Вначале скажем несколько слов о самой форме СЗВ-М. Данная форма утверждена Постановлением Правления ПФР от 01.02.2016 N 83п "Об утверждении формы "Сведения о застрахованных лицах" (далее - Постановление N 83п) и включает в себя четыре раздела:

- разд. 1, в нем учреждения указывают сведения о себе: регистрационный номер в ПФР, краткое наименование, идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП);

- разд. 2, в котором проставляется отчетный период - месяц и календарный год;

- разд. 3, в нем указывается тип формы:

"исхд" - исходная, подается впервые за данный отчетный период;

"доп" - дополнительная, представляется с целью дополнения ранее принятых сведений о застрахованных лицах за отчетный период в ПФР;

"отмн" - отменяющая, представляется только с целью отмены ранее принятых сведений о застрахованных лицах за указанный отчетный период;

- разд. 4, в котором отражаются сведения о застрахованных лицах: фамилия, имя и отчество застрахованного лица, страховой номер индивидуального лицевого счета (СНИЛС), идентификационный номер (ИНН заполняется только в случае, если у страхователя есть эти данные).

Обратите внимание! Форма СЗВ-М подписывается руководителем учреждения.

Сведения о каких застрахованных лицах указываются

в отчете по форме СЗВ-М?

Согласно ст. 7 Федерального закона N 167-ФЗ <1> застрахованными лицами являются граждане РФ, постоянно или временно проживающие на территории РФ иностранные граждане или лица без гражданства, а также иностранные граждане или лица без гражданства, временно пребывающие на территории РФ, работающие:

- по трудовому договору;

- по договору гражданско-правового характера, предметом которого являются выполнение работ и оказание услуг;

- по договору авторского заказа;

- по договорам об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства;

- по издательским лицензионным договорам;

- по лицензионным договорам о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства.

--------------------------------

<1> Федеральный закон от 15.12.2001 N 167-ФЗ "Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации".

К сведению. Сведения по форме СЗВ-М также подаются на лиц, работающих по совместительству, поскольку с ними заключаются трудовые договоры.

Таким образом, отчет по форме СЗВ-М необходимо представлять на всех работников учреждения-страхователя, с которыми в отчетном периоде заключены, продолжают действовать или прекращены вышеперечисленные договоры.

Нюансы, связанные с представлением формы СЗВ-М

При заключении трудового договора. В этом случае при представлении формы СЗВ-М необходимо учитывать, что она представляется, даже если:

- сотрудники фактически не работают, например находятся в отпуске по уходу за ребенком или административном отпуске.

К сведению. При нахождении застрахованного лица в отпуске по уходу за ребенком или в административном отпуске в сведениях индивидуального (персонифицированного) учета, представляемых страхователем ежеквартально в составе отчетности по форме РСВ-1 ПФР, в подразделе "Период работы за последние три месяца отчетного периода" разд. 6 расчета проставляется код "ДЕТИ" или код "НЕОПЛ" соответственно;

- договор заключен в последний день месяца;

- договор расторгнут с застрахованным лицом 1-го числа месяца, например 1 октября. В этом случае у данного застрахованного лица получается один рабочий день за октябрь, соответственно, страхователь обязан представить сведения на такое застрахованное лицо за октябрь.

При заключении гражданско-правового договора. В этом случае необходимо учитывать следующее:

- предмет договора, если, например, с физическим лицом заключен договор купли-продажи, аренды и т.п., то сведения о нем указывать в форме СЗВ-М не нужно;

- подавать сведения по форме СЗВ-М необходимо, если гражданско-правовой договор, предметом которого является выполнение определенных видов работ, был заключен последним рабочим днем месяца. Причем даже в случае, когда работы по данному договору еще не выполнены и на момент представления ежемесячной отчетности акт приемки выполненных работ не оформлен, а также не произведена оплата по этому договору. Например, если указанный договор был заключен 31.10.2016, то страхователь обязан представить сведения на застрахованное лицо в отчете за октябрь <2>.

--------------------------------

<2> По данному вопросу смотрите разъяснения ПФР, размещенные на сайте www.pfrf.ru (Главная/Отделения ПФР/Отделение по Санкт-Петербургу и Ленинградской области/Информация для жителей региона/Вопрос-ответ/Вопросы по оформлению и представлению ежемесячной отчетности - "Сведения о застрахованных лицах" по форме СЗВ-М).

Таким образом, указанные категории застрахованных лиц должны быть прописаны в форме СЗВ-М вне зависимости от того, производились в их пользу выплаты или нет. Особенно обращаем ваше внимание на случаи, когда договор гражданско-правового характера заключен на несколько месяцев, а вознаграждение предусмотрено только по окончании работ.

К сведению. Если учреждение производило какие-либо выплаты застрахованному лицу вне рамок трудового договора или договора гражданско-правового характера, предметом которого является выполнение работ или оказание услуг, например выплачивало вознаграждения к праздничной дате бывшим работникам, стипендии учащимся и т.п., то на таких застрахованных лиц сведения по форме СЗВ-М не представляются.

Должны ли представлять сведения по форме СЗВ-М

обособленные подразделения?

Согласно ст. 1 Федерального закона N 27-ФЗ <3> страхователями в системе обязательного пенсионного страхования, в частности, являются обособленные подразделения организаций. Следовательно, они обязаны представлять сведения по форме СЗВ-М на своих работников - застрахованных лиц. При этом необходимо помнить, что при заполнении формы СЗВ-М обособленным подразделением нужно указывать следующие реквизиты:

- ИНН головной организации, поскольку у обособленного подразделения свой ИНН отсутствует;

- КПП обособленного подразделения (не головной организации).

--------------------------------

<3> Федеральный закон от 01.04.1996 N 27-ФЗ "Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования".

Необходимо ли представлять сведения по форме СЗВ-М

на иностранных граждан и лиц без гражданства?

Как было сказано выше, иностранные граждане или лица без гражданства, а также иностранные граждане или лица без гражданства, временно пребывающие на территории РФ, являются застрахованными лицами (ст. 7 Федерального закона N 167-ФЗ). Поэтому если с ними заключены трудовые или гражданско-правовые договоры, то сведения на них по форме СЗВ-М должны подаваться.

Что касается иностранных граждан или лиц без гражданства, временно пребывающих на территории РФ, относящихся к категории высококвалифицированных специалистов, то в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 N 115-ФЗ они не подлежат регистрации в системе обязательного пенсионного страхования, следовательно, на таких лиц сведения по форме СЗВ-М не представляются.

Можно ли представить сведения по форме СЗВ-М

без указания ИНН застрахованного лица?

Согласно п. 2.1 ст. 11 Федерального закона N 27-ФЗ установлен исчерпывающий перечень информации, которую страхователь должен ежемесячно представлять в органы ПФР, в частности идентификационный номер налогоплательщика (ИНН).

В то же время формой СЗВ-М, утвержденной Постановлением N 83п, предусмотрено, что ИНН застрахованного лица заполняется при наличии у страхователя данных об ИНН физического лица.

Кроме того, согласно ст. 65 ТК РФ такой документ, как свидетельство о присвоении ИНН, не включен в перечень документов, которые работник обязан предъявить работодателю при заключении трудового договора. Также ИНН может быть не указан в справке по форме 2-НДФЛ, если он отсутствует у работодателя (разд. IV "Порядок заполнения раздела 2 "Данные о физическом лице - получателе дохода", утвержден Приказом ФНС России от 30.10.2015 N ММВ-7-11/485@).

Из приведенных положений законодательства следует, что на практике возможна ситуация, когда страхователь не будет располагать ИНН работника. В связи с этим сотрудники ПФР не имеют права отказать в приеме от страхователей сведений по форме СЗВ-М, в которых не заполнены данные об ИНН застрахованного лица.

Обратите внимание! Если органами ПФР при проведении сверки с данными, имеющимися в налоговых органах, будет выявлен факт представления конкретным страхователем в налоговый орган сведений о доходах физических лиц с указанием ИНН работника (то есть страхователь располагает данными об ИНН работающих у него застрахованных лиц), то возможно рассмотрение вопроса о применении в отношении такого страхователя финансовых санкций в соответствии с ч. 4 ст. 17 Федерального закона N 27-ФЗ за представление недостоверных сведений индивидуального (персонифицированного) учета.

Как добавить сотрудников в сведения по форме СЗВ-М,

если отчет уже сдан?

Если сведения по форме СЗВ-М уже были представлены, а бухгалтер обнаружил, что в них не были включены еще сотрудники, то необходимо представить сведения по форме СЗВ-М с пометкой "дополняющие". В эту форму нужно включить только тех застрахованных лиц, на кого сведения ранее не были представлены в исходном отчете.

К сведению. Если вы будете повторно представлять исходный отчет, то ПФР его не примет.

Необходимо ли представлять сведения по форме СЗВ-М

на сотрудников правоохранительных органов

и иных силовых ведомств?

В соответствии со ст. 7 Федерального закона N 167-ФЗ сведения по форме СЗВ-М следует представлять на застрахованных лиц, на которых распространяется обязательное пенсионное страхование. На военнослужащих, сотрудников органов Министерства внутренних дел РФ, Федеральной службы безопасности РФ и других силовых и правоохранительных органов обязательное пенсионное страхование не распространяется. Следовательно, ежемесячную отчетность на них представлять не нужно.

Однако данное правило не распространяется на лиц, работающих в названных органах по трудовым и гражданско-правовым договорам. Если между соответствующим органом и работником заключены указанные договоры, то на таких сотрудников должны быть представлены сведения по форме СЗВ-М.

Ошибки, о которых необходимо знать

при представлении сведений в электронном формате

Сведения по форме СЗВ-М страхователи, у которых средняя численность составляет более 25 человек, обязаны представлять в электронном виде (в том числе через оператора электронного документооборота).

С 01.11.2016 сведения необходимо представлять в новом электронном Формате, который утвержден Распоряжением Правления ПФР от 31.08.2016 N 432р.

Примечание. До 1 ноября отчитаться можно и по старому, и по новому Формату. Но с 1 ноября сдать форму СЗВ-М получится только по новому Формату.

В новом Формате отражены ошибки, из-за которых сотрудники ПФР не примут форму СЗВ-М и которые не повлияют на ее принятие. Рассмотрим все эти ошибки в таблице.

Код ошибки и последствия

Условие, которое должно быть выполнено

Действие страхователя

50 - фонд не примет отчет

Проверяемый файл должен быть корректно заполненным XML-документом

Необходимо устранить ошибки и повторно представить отчетность

Проверяемый файл должен соответствовать XSD-схеме

Электронная подпись должна быть корректной

Элемент "Регистрационный номер". Указывается номер, под которым страхователь зарегистрирован как плательщик страховых взносов, с отражением кодов региона и района по классификации, принятой в ПФР

Идентификационный номер налогоплательщика должен быть указан в соответствии с данными ПФР

При представлении сведений о застрахованных лицах с типом формы "исходная" не должно быть ранее представленных сведений с типом "исходные" за отчетный период, за который представляются сведения

Период представления формы СЗВ-М должен быть не ранее апреля 2016 г.

Для всех типов форм СЗВ-М отчетный период, за который подается форма, должен быть меньше либо равен месяцу, в котором проводится проверка

30 - ПФР примет форму СЗВ-М частично, сведения на сотрудников с такой ошибкой приняты не будут

Указывается СНИЛС, содержащийся в страховом свидетельстве

Страхователю по застрахованным лицам, по которым не приняты сведения, необходимо устранить ошибки и представить по ним отчетность

Указываются Ф.И.О., содержащиеся в страховом свидетельстве

Статус ИЛС в реестре "Застрахованные лица" на дату проверяемого документа не должен быть равен значению "УПРЗ"

Должен быть указан хотя бы один из элементов - "Фамилия" или "Имя"

20 - предупреждение, фонд примет форму СЗВ-М

Контрольные цифры ИНН физического лица должны быть числом, рассчитанным по алгоритму формирования контрольного числа ИНН

Принять к сведению

Элемент "ИНН застрахованного лица" должен быть заполнен

* * *

В заключение отметим, что непредставление страхователем в установленный срок, а также представление неполных или недостоверных сведений влечет за собой применение финансовых санкций - 500 руб. в отношении каждого застрахованного лица. Взыскание этих сумм производится органами ПФР в порядке, аналогичном порядку, установленному ст. ст. 19 и 20 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ (ст. 17 Федерального закона N 27-ФЗ).

Е.Соболева

Эксперт журнала

"Казенные учреждения:

бухгалтерский учет и налогообложение"