Автоматизация процессов обработки организационно-распорядительной документации (ОРД) и внутренней документации (ВД) является приоритетной задачей для организации эффективного документооборота компании, поскольку данный тип документов занимает значительную долю бумажного документооборота любой организации. Соответствуя принципам и правилам Государственной системы документационного обеспечения управления, тем не менее в каждой компании имеются специфические особенности, связанные с бизнес-процессами по обработке ОРД и ВД, которые должны найти свое отражение на этапе автоматизации. Одним из подходов к автоматизации документооборота ОРД и ВД была разработка и реализация соответствующего решения на базе системы электронного документооборота Directum (СЭД Directum).

СЭД Directum, относящаяся к классу ECM-систем, поддерживает полный жизненный цикл управления документами (docflow) и обеспечивает организацию и контроль бизнес-процессов (workflow) [1 - 4]. СЭД Directum обеспечивает базовое комплексное решение по автоматизации документооборота, основными объектами автоматизации которого являются документы и бизнес-процессы, описывающие правила и маршруты движения документов. Автоматизация делопроизводства реализуется на базе функциональных модулей "Управление электронными документами", "Управление деловыми процессами", "Канцелярия" и инструмента "Мастера действий" системы Directum.

Модуль "Управление электронными документами" поддерживает полный комплекс работ с электронными документами:

- создание и редактирование в форматах различных приложений, структурированное хранение;

- управление доступом, защита от изменений;

- атрибутивный и полнотекстовый поиски;

- создание нескольких версий одного и того же документа (различные форматы - DOC, PDF);

- механизм связывания документов, позволяющий в дальнейшем получить быстрый доступ к документам по одной теме;

- создание теневых копий, позволяющее вернуть некорректно измененный или удаленный документ;

- разграничение прав доступа к каждому документу (просмотр, редактирование, полный доступ, отсутствие доступа);

- хранение истории работы с документацией.

Каждый электронный документ в системе Directum состоит из набора информации (текстовой, графической, аудио, видео и т.п.) - содержимого электронного документа, и карточки - формы, содержащей набор атрибутов, описывающих документ (автора, типа документа, дату создания, корреспондента и т.д.), которые могут быть использованы для поиска и группировки электронных документов. Для каждого вида документа (акта, приказа и пр.) определяется свой жизненный цикл, автоматически изменяющий состояние документа в ходе работы с ним.

Модуль "Управление деловыми процессами" автоматизирует процессы согласования и обработки электронных документов (docflow); обеспечивает выдачу электронных задач/заданий и контроль их исполнения (workflow). В системе Directum под терминами "задача" и "задание" подразумеваются объекты, предназначенные для автоматизации бизнес-процессов. В задаче описываются работы, которые необходимо выполнить, и задается порядок их выполнения: кто из пользователей и в какой последовательности будет выполнять работы, а также содержатся объекты вложения в задачу. В соответствии с установленным порядком пользователи получают задания. Работа с задачами и заданиями ведется через карточки. Последовательность исполнения задачи определяется маршрутом, выбираемым инициатором. Маршрут задачи может задаваться вручную либо с использованием типового маршрута. В процессе выполнения задачи на каждом этапе ее маршрута появляются задания или уведомления участникам процесса либо выполняется заданный сценарий. Для управления бизнес-процессами, подлежащими жесткой регламентации или часто повторяемыми, настраиваются жесткие типовые маршруты. С помощью типового маршрута автоматически задается список исполнителей, могут заполняться любые поля задачи, считывается информация из вложений и связанных объектов (задач, подзадач, электронных документов, справочников).

Мастер действий предназначен для упрощенного описания типового процесса, выполняемого за один момент времени, и представляет собой инструмент для поэтапного выполнения определенной задачи, например оформление заявления на отпуск или распоряжения. В базовую поставку СЭД Directum входят несколько мастеров действий, связанных с модулем "Канцелярия", как, например, оформление приказа по основной деятельности или оформление служебной записки. С мастерами действий можно работать и через веб-доступ. В соответствии с бизнес-процессами по обработке документов в организации и для снижения трудозатрат в делопроизводстве взамен текущего базового функционала возможно изменять существующие и создавать новые мастера действий.

Исходя из этого были разработаны карточки и функционал для четырех мастеров действий по согласованию приказов/распоряжений, служебных записок, приказов/распоряжений конфиденциальных и служебных записок конфиденциальных.

После запуска выбранного мастера действия открывается первое окно с карточкой соответствующего мастера, в котором необходимо выбрать (например, вид или тип документа) и либо заполнить поля (например, название филиала).

Ниже на рис. 1а, 1б, 1в, 1г и 1д показаны диалоговые окна работы с карточкой мастера действия по созданию приказа/распоряжения и примеры их заполнения.

Первое окно заполнения карточки мастера действия

Рис. 1а

Второе окно заполнения карточки мастера действия

Рис. 1б

Третье окно заполнения карточки мастера действия

Рис. 1в

Четвертое окно заполнения карточки мастера действия

Рис. 1г

Завершающее окно мастера действия

Рис. 1д

После завершения работы каждого мастера действия запускается задача по соответствующему типовому маршруту (для представленного примера по маршруту "Согласование приказа/распоряжения") и все участники бизнес-процесса получают задания.

Роли между участниками указанных бизнес-процессов распределены следующим образом:

- инициатор - оформляет карточку приказа/распоряжения и инициирует бизнес-процесс;

- делопроизводитель - проверяет вложенные документы, заполняет карточку РКК и регистрирует ее, вносит скан подписанного документа в систему;

- юрист - согласует документ (или отправляет на доработку);

- согласующий - согласовывает (или отправляет на доработку);

- секретарь инициатора - распечатывает приказ/распоряжение и лист согласования, подписывает приказ/распоряжение у руководителя;

- руководитель инициатора - подписывает документ;

- согласующий первой очереди - согласует служебные записки конфиденциальные;

- согласующий второй очереди - согласует служебные записки конфиденциальные (после согласующих первой очереди);

- адресат - принимает окончательное решение по согласованию служебной записки конфиденциальной.

Согласование приказа/распоряжения. Ниже на рис. 2 с использованием стандарта нотации моделирования бизнес процессов Business Process Modeling Notation описана схема выполнения маршрута: инициатор оформляет карточку мастера действия и отправляет приказ/распоряжение на согласование; делопроизводитель проверяет вложенные документы и согласует (либо возвращает на доработку) приказ/распоряжение; юрист проверяет документы и отправляет далее на согласование (либо возвращает на доработку); согласующий также проверяет все документы и отправляет их дальше на согласование (либо возвращает на доработку); инициатор (возможно его секретарь) распечатывает приказ и лист согласования, подписывает у руководителя и выполняет задание с результатом "Подписано"; делопроизводитель заполняет карточку РКК и регистрирует ее, вносит скан подписанного документа и выполняет задание с результатом "Зарегистрировано".

Схема типового маршрута "Согласование приказа/распоряжения"

┌─────────────────┬─────────────────────────────────────────────────── ──────────────────┐

│ Инициатор │┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ │

││ Оформление . . │

│ карточки │ . . ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐│

││ приказа/ . . ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ │

│ │ распоряжения│ ┌>. Доработать.───прекратить───>│ Завершение ││

│└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘ │ . . └ ─ ─ ─ ─ ─ ┘ │

│ │ │ . . ┌────────────────┐ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘│

│ │ │ . . │ Распечатка и │ /│\ │

│ │ │ на доработку │ │ подписание ├┐ │ │

│ │ │ │ │ │ приказа/ ││ │ │

│ │ │ │ │ │ распоряжения ││ │ │

│ │ │ │ │ └────────────────┘│ │ │

├─────────────────┼───────┼───────────────┼───────┼─────────────────/│\──┼────────┼──────┤

\│/ . . на повторное │ подписано │ │

│┌─────────────┐ . . согласование │ │зарегистрировано

││ Проверка │ . . │ │ │ │ │

│ ││ вложенных ├>. Согласовать <┘ │ │ ┌──────┴─────┐│

││ документов │ . . │ │ │Заполнение и││

│└─────────────┘ . . │ │ │ регистрация││

│ . . ┌─────────┐│ │ │ РКК, ввод ││

│ │ │ на доработку─>│Доработка││ └>│подписанного││

│ │ │ │ └────┬────┘│ │ документа в││

│ │ ┌на согласование┘ │ │ │ │ систему ││

│ │ │ │ │ │ └────────────┘│

├─────────────────┼───────┼─────────────────┼──────────────────┼─────┼───────────────────┤

Юрист │ \│/ .│. │ │ │

│┌─────────────┐ . . │ │ │

││ Проверка │ . . │ │ │

│ ││ документов ├──>. Согласовать .<───на повторное │ │

││ │ . . согласование │ │

│└─────────────┘ . . │ │

│ . . ┌─────────┐│ │

│ │ │ ┌──────>│Доработка││ │

│ │ │ │ └────┬────┘│ │

├─────────────────┼─────────────────────────┼─────┼────────────┼─────┼───────────────────┤

│ Согласующий │ │ │ │ │ │

│ │ │на доработку │ │ │

│ │ │ │ │ │ │

│ │ ┌на согласование──┘ │ на повторное│ │

│ │ │ │ согласование│ │

│ \│/ . . │ │ │

│┌─────────────┐ . . │ │ │

││ Проверка │ . . │ │ │

│ ││ документов ├────────>. Согласовать .<────┘ │ │

││ │ . . │ │

│└─────────────┘ . . согласовано │

│ . . │ │

│ │ └──────────────────┘ │

└─────────────────┴──────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 2

Согласование конфиденциального приказа/распоряжения. На рис. 3 представлена схема выполнения маршрута по согласованию приказа/распоряжения конфиденциального: инициатор оформляет карточку мастера действия и отправляет документ на согласование; согласующий, ознакомившись с основным и сопутствующими документами, согласует его (или возвращает на доработку); инициатор передает документ вместе с листом согласования на подпись руководителю; руководитель подписывает документ, система автоматически создает РКК (или возвращает его на доработку); инициатор вписывает регистрационный номер на оригинал документа из РКК, сканирует и заносит в систему новую версию документа и завершает задание.

Схема типового маршрута

"Согласование конфиденциального приказа/распоряжения"

┌────────────┬────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Инициатор │┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ │

│ Оформление . . │

││ карточки │ . . ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐│

│ служебной . . ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ │

│ │└ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘ ┌>. Доработать.──прекратить──>│ Завершение ││

│ │ . . └ ─ ─ ─ ─ ─ ┘ │

│ │ │ . . ┌──────────────┐ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘│

│ │ │ . . │ Получение │ /│\ │

│ │ │ на доработку │ │ уведомления ├────────┘ │

│ │ │ │ │ └──────────────┘ │

├────────────┼───────┼───────────────┼───────┼─────────────────/│\────────────────┤

Согласующий│ \│/ . . на повторное │ │

│┌─────────────┐ . . согласование │ │

││ Проверка │ . . │ │ │

│ ││ вложенных ├>. Согласовать <┘ │ │

││ документов │ . . │ │

│└─────────────┘ . . │ │

│ . . ┌─────────┐│ │

│ │ │ на доработку─>│Доработка││ │

│ │ │ │ └────┬────┘│ │

│ │ ┌на согласование┘ │ │ │ │

├────────────┼───────┼───────────────────────┼────────────┼─────┼─────────────────┤

│Руководитель│ │ │ на повторное│ │

│ │ │ │ согласование│ │

│ \│/ . . │ │ │

│┌─────────────┐ . . │ │ │

││ Проверка │ . . │ │ │

│ ││ документов ├────────>. Утвердить .<────┘ │ │

││ │ . . │ │

│└─────────────┘ . . утверждено │

│ . . │ │

│ │ └──────────────────┘ │

└────────────┴────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 3

Согласование служебной записки. На рис. 4 дана схема маршрута согласования служебной записки: инициатор оформляет карточку мастера действия и отправляет документ на согласование; согласующий проверяет вложенные в задание документы и согласует их (либо возвращает их на доработку); руководитель утверждает служебную записку, выполнив задание с результатом "Утверждено" (либо возвращает на доработку), система автоматически создает новую РКК; инициатор получает уведомление об утверждении служебной записки.

Схема типового маршрута "Согласование служебной записки"

┌────────────┬───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Инициатор │┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ │

│ │ Оформление │

│ ││ карточки, │ ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┐│

│ │ конфиденциального ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ┐ │

│ ││ приказа/ │ ┌───────────────прекратить───────────────>│ Завершение ││

│ │ распоряжения │ └ ─ ─ ─ ─ ─ ┘ │

│└ ─ ─ ─ ─┬ ─ ─ ─ ─┘ .│. └ ─ ─ ─ ─ ─ ─ ┘│

│ │ . . /│\ │

│ │ . . ┌────────────┐ │ │

│ │ │ ┌─────>. Доработать .─┐ │ Распечатка │ ┌──────┴───────┐│

│ │ │ . . │ ┌>│ листа │ │ Ввод скана ││

│ │ │ . . │ │ │согласования│ │ подписанного ││

│ │ │ . . │ │ │ и документа│ │ документа в ││

│ │ │ │ на повторное│ └──┬─────────┘ │ систему ││

│ │ │ └──────────┐ согласование│ │ ┌─────────┐ └──────────────┘│

│ │ │ │ │ │ │ ┌──>│Доработка│ /│\ │

│ │ │ на доработку │ │ │ │ └──────┬──┘ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├────────────┼─────────┼─────────────┴───────────┼──┼────┼─────┼──────────┼─────────────┼────────┤

Согласующий│ \│/ . │. │ │ │ │ │ │ │

│┌─────────────┐ . . │ │ │ │ │ │ │

││ Проверка │ . . │ │ │ │ │ │ │

│ ││ документов ├>. Согласовать <────┘ │ │ на доработку │ │ │

││ │ . . │ │ │ │ │ │

│└─────────────┘ . . │ │ │ на повторное │ │

│ . . │ │ │ согласование │ │

│ │ │ │ │ │ │ │ │

│ │ └──на согласование │ │ │ │ │

│ │ ┌──на подписание──────────┘ │ │ │ │

├────────────┼─────────────────┼───────────────────────────────┼──────────┼─────────────┼────────┤

\│/ .│. │ │ │

│ ┌─────────────┐ . . │ │ │

│ │ Проверка │ . . │ │ │

│ │ │ документов ├───────────────>. Подписать .<──┘ │ │

│ │ │ . . │ │

│ └─────────────┘ . . │ │

│ . . │ │

│ │ └───────────────Утвердить┘ │

└────────────┴───────────────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 4

Создание конфиденциальной служебной записки. На рис. 5 представлена схема выполнения маршрута по согласованию конфиденциальной служебной записки: инициатор заполняет карточку мастера действий и отправляет документ дальше на согласование; согласующий первой очереди, ознакомившись с основным и сопутствующими документами, согласует его (или возвращает на доработку); руководитель знакомится с документами, утверждает основной документ (либо возвращает его на доработку инициатору); согласующий второй очереди просматривает документы и выполняет задание с результатом "Согласовано" либо "Согласовано с замечаниями"; адресат знакомится с документами (и с возможными замечаниями) и выполняет задание с одним из трех возможных результатов: согласует документ, отказывает в согласовании, отправляет документ на исполнение с формированием карточки РКК.

Схема типового маршрута

"Согласование конфиденциальной служебной записки"

┌────────────┬──────────────────────────────────────────────────────────────────┐

Инициатор │┌ ─ ─ ─ ─ ─┐ . . │

│ Оформление . . ┌ ─ ─ ─ ─ ─ ─┐│

││ карточки │ . . ┌ ─ ─ ─ ─ ─┐ │

│ │ служебной ┌─>. Доработать .─прекратить─>│ Завершение ││

│└ ─ ─ ─ ─ ─┘ │ . . └ ─ ─ ─ ─ ─┘ │

│ │ │ . . ┌─────────┐ └ ─ ─ ─ ─ ─ ─┘│

│ │ │ . . ┌>│Доработка│ /│\ │

│ │ │ │ │ │ └────┬────┘ ┌──────┴─────┐│

│ │ │ на доработку │ │ │ │ Получение ││

│ │ │ │ │ │ │ ┌>│ уведомления││

│ │ │ │ │ │ │ │ │ ││

│ │ │ │ │ │ │ │ └────────────┘│

│ │ │ │ на повторное│ │ │ /│\ /│\ │

│ │ │ │ согласование│ │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

├────────────┼─────┼───────────────┼─────────┼────┼──────┼──────┼────┼─────┼────┤

Согласующий│ \│/ .│. │ │ │ │ │ │ │

первой │┌──────────┐ . . │ │ │ │ │ │ │

очереди ││ Проверка │ . . │ │ на повторное│ │ │ │

│ ││ документа├─>. Согласовать .<─┘ │ согласование│ │ │ │

││ │ . . │ │ │ │ │ │

│└──────────┘ . . │ │ │ │ │ │

│ . . │ │ │ │ │ │

│ │ │ на доработку │ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │ │ │

│ │ ┌на согласование┘ ┌─────────┘ │ │ │ │ │

├────────────┼─────┼────────────────────┼────────────────┼──────┼────┼─────┼────┤

\│/ .│. │ │ │ │ │

│┌──────────┐ . . │ │ │ │ │

││ Проверка │ . . │ │ │ │ │

│ ││ документа├──────>. Утверждение .<────────┘ │ │ │ │

││ │ . документа. │ │ │ │

│└──────────┘ . . │ │ │ │

│ . . │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │

│ │ ┌─────утвердить──────┘ │ │ │ │

├────────────┼─────┼────────────────────────────────────────────┼────┼─────┼────┤

│ Согласующий│ \│/ │ │ │ │

│ второй │┌──────────┐ │ │ │ │

│ очереди ││ Проверка │ │ │ │ │

│ ││ документа│ │ │ │ │

│ ││ │ │ │ │ │

│ │└────┬─────┘ │ │ │ │

│ │ │ │ │ │ │

│ │согласовано/ │ │ │ │

│ │ согласовано │ │ │ │

│ │с замечаниями │ │ │ │

├────────────┼─────┼────────────────────────────────────────────┼────┼─────┼────┤

│ Адресат │ │ ┌───────────────отказано────┘ │ │ │

│ \│/ .│. согласовано │ │

│┌──────────┐ . . │ │ │

││ Проверка │ . . │ │ │

│ ││ документа├──>. Согласовать .─────────────────────────┘ │ │

││ │ . . ┌────────────┐ │ │

│└──────────┘ . . │ Создание │ │ │

│ . . │ карточки │ │ │

│ │ │ │ поручений и│ │ │

│ │ └на исполнение─>│старт задачи│ │ │

│ │ │ на │ выполнено│

│ │ │исполнителей│ │ │

│ │ └──────┬─────┘ │ │

├────────────┼─────────────────────────────────────────────┼───────────────┼────┤

│ Исполнители│ \│/ │ │

│ поручений │ ┌┬──────────┬┐ │ │

│ │ ││Исполнение│├─────────┘ │

│ │ ││ поручений││ │

│ │ └┴──────────┴┘ │

└────────────┴──────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 5

В последнем варианте создается карточка поручения и стартует задача на указанных в карточке исполнителей; по завершении данной задачи инициатор получает уведомление.

В результате внедрения описанного решения автоматизируются бизнес-процессы, связанные с обработкой организационно-распорядительных (приказы/распоряжения) и служебных записок, охватывающие практически весь жизненный цикл документов. Решение предоставляет возможность осуществлять контроль исполнения документов на разных уровнях управления. Таким образом, в СЭД всегда можно отслеживать, на каком этапе исполнения находится тот или иной приказ/распоряжение или служебная записка, кто работает с ними, а также в соответствии с правами доступа проводить поиск и просмотр их по организации. Система позволяет назначать согласующих, исполнителей, наблюдателей и контролировать ход исполнения документов, что обеспечивает прозрачность бизнес-процессов и повышение уровня исполнительской дисциплины в организации.

Литература

1. Борисов М.Л., Дадашев Б.Э., Плаунов В.С., Тиморшина Ф.Х. Опыт внедрения системы электронного документооборота "Directum" в сфере управления ЖКХ // Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований. 2015. N 10. С. 774 - 778.

2. Борисов М.Л., Дадашев Б.Э., Плаунов В.С., Тиморшина Ф.Х. Автоматизация договорной деятельности в многофилиальной компании // Современные наукоемкие технологии. 2015. N 12 (ч. 2). С. 213 - 218.

3. Борисов М.Л., Дадашев Б.Э., Плаунов В.С., Тиморшина Ф.Х. Автоматизация делопроизводства в крупной компании с территориально распределенной структурой // Современные технологии делопроизводства и документооборота. 2016. N 1. С. 30 - 40.

4. Дадашев Б.Э., Середкин И.В. Подсистема автоматизации закупочной деятельности на базе СЭД Directum // Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований. 2016. N 6-1. С. 13 - 18.