С 7 апреля 2015 г. общества с ограниченной ответственностью и акционерные общества вправе не использовать круглую печать. Данные изменения были внесены в нормы соответствующих Законов Федеральным законом от 06.04.2015 N 82-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части отмены обязательности печати хозяйственных обществ".

С тех пор прошел год

Как показала практика, свобода от печатей и штампов оказалась... мнимой. Те, кто поспешил отказаться от печатей и штампов, через некоторое время посчитали это ошибкой и ввели их применение у себя на предприятии вновь.

Известно, что Федеральным законом от 02.12.1990 N 395-1 "О банках и банковской деятельности" (ст. 22) была предусмотрена обязанность филиалов и структурных подразделений кредитных организаций использовать печать.

Отсутствие обязательности печати продекларировано в п. 5 ст. 2 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" и в п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах". Однако при оформлении многих видов документации проставление печати и штампа осталось обязательным элементом их оформления и заверения.

По мнению Роструда, организация-работодатель должна заверять печатью записи в трудовой книжке в обязательном порядке. Эту позицию Роструд сформулировал в Письме от 15 мая 2015 г. N 1168-6-1. Поэтому если инспекторы государственной инспекции труда (ГИТ) при проведении проверок обнаружат тот факт, что организации не проставляют круглые печати в трудовых книжках работников, работодателю грозит привлечение к административной ответственности по ч. 3 ст. 5.27 КоаП РФ.

Или, например, правомочность выданной от имени юридического лица доверенности без заверения ее печатью организации приходится каждый раз дополнительно подтверждать представлением надлежаще заверенных копий учредительных документов организации, из которых можно установить, что организация не использует печать.

Только по вышеприведенным немногочисленным фактам можно уже судить о том, что отсутствие печатей и штампов в организации - не совсем благо. Скорее, это неудобно всем - и руководству организации, и ее контрагентам, и работникам организации, выступающим от ее имени перед третьими лицами.

Таким образом, в применении и хранении печатей и штампов необходим порядок.

Предлагаемая статья будет интересна тем предприятиям, которые не стали отказываться от использования в своей деятельности печатей и штампов и предусмотрели их наличие в уставе своей организации.

Термины и определения

Печать - это устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ... <1>.

--------------------------------

<1> Пункт 71 ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-с.

Печать также определена как устройство, содержащее клише печати, для нанесения оттисков на бумагу <2>.

--------------------------------

<2> Пункт 2.1 ГОСТ Р 51511-2001 "Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утв. Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст.

Штампом же признается разновидность печатной формы, содержащая информацию служебного характера: о наименовании организационной структуры, ее адресе, дате и номере регистрации документа, выполнении функции и т.п. <3>.

--------------------------------

<3> Определения штампа в федеральном нормативном акте нет. Взято за образец определение, данное в Постановлении Правительства Москвы от 21.02.2006 N 112-ПП "О Регламенте Правительства Москвы".

В организациях различных отраслей, с различным масштабом экономической деятельности и количественным составом коллективов, как правило, применяется несколько разного рода печатей и штампов. Чтобы лица не превышали полномочия и не путали их, не злоупотребляли проставлением печатей и штампов на не предназначенных для этого документах, необходимо все эти вопросы урегулировать документально, упорядочить. Рассмотрим, как правильно и оптимальнее это сделать.

Итак, исходя из самого неблагоприятного положения, за исходную ситуацию примем полное отсутствие порядка применения печатей и штампов в организации при наличии стандартного минимально удобного набора печатей:

- основной (гербовой);

- "Отдел кадров";

- "Для документов";

и штампов:

- "Входящий N ___ от ___________;

- "Исходящий N ___ от ___________;

- углового штампа организации с указанием наименования и места нахождения.

Конечно, в организации может применяться гораздо большее количество печатей и штампов в зависимости от специфики деятельности (например, в финансово-кредитных организациях или работающих со сбором платежей от населения применяется много печатей финансового характера - например, печать "Для финансовых документов", "Касса", "Оплачено" и пр.). Но в целях разработки методики упорядочения применения в организации печатей и штампов достаточно примера и на минимально удобном количественном наборе печатей и штампов.

Шаг 1: заводим журнал учета печатей и штампов

Это нужно, чтобы учесть все печати и штампы, применяемые на предприятии. Форма журнала законодательно четко не установлена, унифицированной формы для всех предприятий нет. Но даже и при отсутствии законодательного регулирования наполненности данного журнала в нем рекомендуется предусмотреть графы со следующей информацией:

- номером по порядку поступления печатей и штампов;

- датой поступления печатей и штампов в организацию впервые после изготовления;

- оттиска печати;

- дополнительно (но не обязательно) можно предусмотреть рядом графу для изображения макета печати (это может оказаться полезным в случае применения в печати или штампе мелкого шрифта, многословия, из-за чего становится затруднительно свободное чтение оттиска печати/штампа);

- должностью работника, на которого возложена ответственность за хранение конкретной печати или штампа;

- Ф.И.О. конкретного работника, на которого возложена ответственность за хранение печати или штампа (в подавляющем большинстве случаев он же и основной пользователь данной печати/штампа);

- датой выдачи печати/штампа на руки ответственному работнику;

- подписью работника в получении печати, штампа для использования и хранения;

- результатами ежегодной проверки наличия печатей и штампов с проставлением их оттисков и дат проверки;

- датой возврата печати/штампа;

- росписью работника в сдаче печати/штампа;

- росписью ответственного за ведение журнала лица в получении сданной печати/штампа;

- датой уничтожения печати/штампа как непригодных.

Дополнительно можно предусмотреть отдельную графу с указанием в ней реквизитов распорядительного акта об уничтожении печати/штампа.

Для исключения вероятности хаоса в ведении указанного журнала (с вырванными страницами, переписанными или замененными) рекомендуется его прошить, пронумеровать страницы, проставить заверительную надпись в конце на месте прошивки за подписью руководителя организации, скрепить ее печатью и таким образом сделать указанный журнал почти документом строгой отчетности.

Указанный журнал подлежит заполнению в соответствии с образцом 1.

Образец N 1

Журнал учета печатей и штампов

Журнал учета печатей и штампов

N п/п

Дата поступления

Оттиск печати (штампа)

Наименование печати (штампа)/макет

Кому выданы (подразделение, должность)

Ф.И.О. получателя

Дата получения печати/штампа

1

2

3

4

5

6

7

Правая сторона книги

Роспись работника

Результаты ежегодной проверки наличия печатей и штампов (оттиск и дата проверки

Дата возврата печати/штампа

Роспись работника в сдаче печати (штампа)

Роспись ответственного лица в получении

Дата уничтожения печати/штампа

Дата, номер акта об уничтожении

8

9

10

11

12

13

14

Шаг 2: назначаем ответственного

за ведение журнала учета печатей и штампов

Журнал учета печатей и штампов должен вестись одним лицом, находиться на хранении у него же. Для этого за определенным лицом на предприятии должна быть закреплена обязанность и, соответственно, ответственность за ведение данного журнала. Это закрепляется распорядительным актом работодателя - приказом или распоряжением (реже). В том же приказе (распоряжении) можно изначально предусмотреть и лицо, заменяющее (далее - работник для замены) ответственное за ведение журнала должностное лицо на время его отсутствия (отпуска, болезни). Кроме того, в должностной инструкции работника для замены можно сразу предусмотреть обязанность по ведению журнала учета печатей и штампов на время отсутствия основного ответственного лица. Однако такой порядок фиксации порядка замены ответственного лица возможен в том случае, когда работник для замены постоянен, а не меняется раз от раза по отдельному распоряжению работодателя.

Ответственным за ведение журнала учета печатей и штампов может быть назначен любой работник предприятия вне зависимости от занимаемой должности. Однако чаще по причине целесообразности эту обязанность работодатели возлагают на начальника службы безопасности, главного бухгалтера или секретаря, издавая соответствующий приказ по форме на примере образца 2.

Образец N 2

Приказ о назначении ответственного лица

ООО "Компания"

ПРИКАЗ

г. Нижний Новгород

"01" июня 2016 г.

N 44-ОД

О назначении ответственных лиц

В целях упорядочения использования печатей и штампов в ООО "Компания", в соответствии с инструкцией по делопроизводству в ООО "Компания", утв. приказом от 10.01.2012 N 3/ОД:

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Начальника службы безопасности Мышкина Андрея Константиновича с 01.06.2016 назначить ответственным за ведение журнала учета печатей и штампов с правом получения печатей и штампов от изготовителя, их учета, выдачи ответственным лицам подразделений ООО "Компания", а также правом внесения записей в журнал учета печатей и штампов об уничтожении и утрате печатей и штампов.

2. В отсутствие Мышкина А.К. его полномочия в соответствии с настоящим приказом временно возлагать на главного бухгалтера Якушеву Ольгу Викторовну без права внесения записей в журнал учета печатей и штампов об уничтожении или утрате печатей и штампов.

3. Специалисту по хозяйственному обеспечению Смирнову Александру Алексеевичу в срок до 10.06.2016 обеспечить службу безопасности сейфом для хранения журнала учета печатей и штампов, а также самих печатей и штампов, предназначенных для выдачи ответственным лицам или выделенных к уничтожению.

4. Секретарю Тельновой Ольге Ивановне ознакомить ответственных должностных лиц с настоящим приказом, довести настоящий приказ до заинтересованных лиц согласно прилагаемому списку (лист ознакомления к настоящему приказу).

5. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Директор ООО "Компания" Зотов Н.И. Зотов

(на обороте приказа или на отдельном листе)

Лист ознакомления с приказом от 01.06.2016 N 44-ОД

С приказом о назначении ответственных лиц ООО "Компания" ознакомлены:

Должность

Ф.И.О.

Подпись

Дата

Начальник службы безопасности

Мышкин Андрей Константинович

Мышкин

01.06.2016

Главный бухгалтер

Якушева Ольга Викторовна

Якушева

01.06.2016

Секретарь

Тельнова Ольга Ивановна

Тельнова

01.06.2016

Специалист по хозяйственному обеспечению

Смирнов Александр Алексеевич

Смирнов

01.06.2016

Шаг 3: Разработка и утверждение

инструкции по делопроизводству

Если деятельность организации не регулируется ведомственными актами и никакой общей для всех предприятий определенной отрасли инструкции по делопроизводству не существует то в целях упорядочения применения печатей и штампов, для предприятия важно установить четкий порядок оформления документов в части заверения их печатями или проставления штампов.

В части порядка применения печатей и штампов инструкция по делопроизводству может содержать следующие положения:

- перечень всех печатей, используемых в организации (и основной, и вспомогательных);

- места хранения печатей и штампов;

- структурные подразделения и должности лиц, имеющих право пользования печатями с указанием этих печатей;

- перечни документов, заверяемых основной печатью организации (гербовой печатью);

- перечни документов, заверяемых вспомогательными печатями;

- порядок пользования печатями (каждой применяемой в организации);

- перечень лиц, которым дается право пользования основной (гербовой) печатью организации;

- порядок проставления печати/штампа на документе;

- порядок оформления виз на документе (в том числе со штампом визирования).

За основу инструкции по делопроизводству, в том числе раздела о порядке пользования печатями, можно взять любую ведомственную инструкцию <4>, но разработать ее уже с учетом специфики документирования своей деятельности. Следует учитывать, что правом пользования основной (гербовой) печатью в подавляющем большинстве случаев наделяются работодателями первые руководители, главный бухгалтер или должностные лица из числа работников службы документационного обеспечения. Определение в инструкции по делопроизводству перечня печатей, штампов и должностных лиц организации, которым предоставлено право их использования, позволяет не издавать каждый раз приказ о назначении ответственных лиц, которым передается та или иная печать. Указанный раздел инструкции по делопроизводству может быть и в табличном варианте, как в образце 3.

--------------------------------

<4> Например, Инструкцию по делопроизводству в Федеральной службе судебных приставов, утв. Приказом ФССП России от 10.12.2010 N 682.

Образец N 3

Фрагмент инструкции по делопроизводству

<...>

3.1. Перечень печатей и их держателей - ответственных должностных лиц.

N п/п

Наименование печати/штампа

Структурное подразделение, в ведении которого передается печать

Должность ответственного лица структурного подразделения (отдела)

1

Основная ("гербовая") печать

Бухгалтерия

Главный бухгалтер

2

Печать "Отдел кадров"

Отдел кадров

Главный специалист по кадровому обеспечению

3

Печать "Для документов"

-

Секретарь

4

Штамп "Исходящий N..."

-

Секретарь

5

Штамп "Входящий N..."

-

Секретарь

6

Угловой штамп с указанием наименования и места нахождения

-

Секретарь

7

Штамп "Согласовано"

Юридический отдел

Начальник юридического отдела

8

Штамп "Оплачено"

Бухгалтерия

Главный бухгалтер

<...>

Касательно же определения порядка проставления оттиска печати на документе необходимо указать, в каком месте и как (на саму подпись должностного лица или рядом) следует ставить печать, возможен ли к выходу исходящий документ с плохо читаемой печатью (как следствие высыхания чернил или слабого нажима при проставлении оттиска) или он должен быть переделан и т.д. Возможно использование в инструкции по делопроизводству положений, приведенных в образце 4.

Образец N 4

Фрагмент инструкции по делопроизводству

(раздела о печатях и штампах)

...На документах, которые должны быть заверены печатью, оттиск печати в отведенном квадрате места печати необходимо проставлять так, чтобы была четко видна подпись лица-подписанта, а также четко читаться вся информация на оттиске печати. Перед проставлением оттиска печати на исходящем документе необходимо провести предварительную проверку четкости оттиска на свободном образце. При нечитаемости более 20% печати документ подлежит замене новым.

Оттиск печати возможно разместить на свободном месте, не задевая подписи лица-подписанта.

<...>

В инструкции важно определить назначение оттиска печати на том или ином документе, то есть зачем проставляется оттиск печати. Для разработки правильных положений в этом работодателю поможет в качестве примера изучение ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст) и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 "Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Росархивом).

Кроме того, в инструкции по делопроизводству можно указать качественные характеристики документов, на которых ставится та или иная печать, и привести примерный перечень таких документов (законодательно эти требования не установлены). Как правило, особое внимание уделяется основной круглой печати организации (если организация - ООО или АО, ПАО - решила использовать круглую печать в своей деятельности) (см. образец N 5).

Образец N 5

Фрагменты инструкции по делопроизводству

(главы о правилах использования основной печати организации)

4.1.1. Основная (круглая) печать предприятия применяется в целях заверения подписи должностных лиц предприятия, указанных в приложении N 4 к настоящей инструкции и имеющих право первой подписи на документах:

- финансовых;

- организационных;

- исходящих в государственные, надзорные, контролирующие, налоговые органы;

- влекущих юридические или материальные последствия для предприятия.

Примерный перечень видов документов, на которых проставляется основная (круглая) печать, указан в приложении N 5 к настоящей инструкции.

4.1.2. Печать на документах следует проставлять таким образом, чтобы она захватывала часть слов наименования должности лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "М.П.".

4.1.3. На документах финансового характера печать проставляется исключительно на специально отведенном месте, обозначенном "М.П." без захвата наименования должности и подписи.

<...>

Приложение N 4

к инструкции по делопроизводству

Примерный перечень должностных лиц,

подпись которых заверяется основной (круглой) печатью

Основной (круглой) печатью предприятия заверяются подписи:

- председателя совета директоров;

- заместителей председателя совета директоров;

- председателя правления;

- заместителей председателя правления;

- генерального директора;

- заместителей генерального директора;

- главного бухгалтера;

- руководителей структурных подразделений предприятия в рамках делегированных им полномочий, подтвержденных доверенностями.

<...>

Приложение N 5

к инструкции по делопроизводству

Примерный перечень документов,

на которых ставится основная (круглая) печать

Основная (круглая) печать предприятия ставится на следующих документах:

- уставе, положениях о филиалах;

- договорах со сторонними организациями (хозяйственных, банковского счета, поставки, купли-продажи, подряда, аренды помещений и пр.);

- протоколах разногласий и протоколах согласования разногласий к договорам;

- договорах внутренних с работниками (трудовых, ученических, о материальной ответственности);

- соглашениях (о сотрудничестве, взаимодействии и т.д.);

- гарантийных письмах;

- актах выполненных работ к договорам;

- сметах расходов;

- отчетных бухгалтерских документах;

- карточках с образцами подписей;

- платежно-расчетных (финансовых) документах (платежных поручениях, платежных требованиях, счетах-фактурах, накладных и др.);

- штатных расписаниях;

- доверенностях;

- архивных справках и копиях (выписках) архивных документов;

- исковых заявлениях, претензиях, ходатайствах, справках и т.д. в налоговые и судебные органы.

Настоящий перечень документов, заверяемых основной (круглой) печатью предприятия, не является исчерпывающим. При признании должностным лицом, имеющим право первой подписи, документа особо важным или по требованию контрагента основная (круглая) печать может быть поставлена и на этот документ. При разовом проставлении печати по усмотрению вышеуказанного должностного лица отсутствует необходимость вносить изменения в приведенный перечень, указанный в приложении N 5 к инструкции по делопроизводству.

Настоящий перечень может быть пересмотрен, при необходимости в него могут вноситься изменения и дополнения в установленном порядке для принятия локальных актов на предприятии.

<...>

Важная информация. Следует помнить, что далеко не всем организациям разрешено законом в оттиске печати использовать изображение герба РФ (см. положения ст. 10 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" и п. 1 Постановления Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации"). Относительно штампов таких ограничений не имеется, но и гербовая символика не применяется.

Требования к изготовлению печати с Государственным гербом РФ:

изготовлением печатей с воспроизведением Государственного герба РФ могут заниматься только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Заказать изготовление печати с воспроизведением Государственного герба РФ и использовать ее в своей деятельности имеют право:

- федеральные органы государственной власти;

- иные государственные органы, организации и учреждения;

- а также органы, организации и учреждения независимо от формы собственности, наделенные отдельными государственно-властными полномочиями.

Вывод: печать с Государственным гербом РФ не может быть использована простым ООО или ОАО, занимающимся только коммерческой деятельностью и не наделенным государственно-властными полномочиями. Более того, указанным предприятиям никто такую печать и не изготовит: частные полиграфические предприятия на это не имеют права, а полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие соответствующие сертификаты, откажут в изготовлении в силу несоответствия характеристики заказчика требованиям закона, позволяющим использовать печать с Государственным гербом РФ только вышеуказанным органам, организациям и учреждениям.

Если же организации в силу положений законодательства позволено использовать печать с Государственным гербом РФ, то печать организации должна соответствовать требованиям ГОСТ Р 51511-2001 "Государственный стандарт Российской Федерации. Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования", утв. Постановлением Госстандарта России от 25.12.2001 N 573-ст:

- в части месторасположения Государственного герба РФ - только в центре клише печати;

- в части расстояния и направления микротекста печати;

- в части недопустимости погрешностей при изготовлении печати, приводящих к непропечатке, недопечатке оттиска, искажению деталей изображения на оттиске, а также смазыванию и стиранию.

- и т.д.

Вывод: ГОСТ предъявляет повышенные и категоричные требования к качеству печати с изображением Государственного герба РФ.

Подведем итоги...

ООО и АО с 07.04.2015 не обязаны использовать в своей деятельности печати и штампы. Но, как показала годичная практика применения данного правомочия, отказ от использования в деятельности печатей и штампов доставляет чрезмерно много неудобств и затрудняет деятельность организаций. Поэтому многие организации продолжили использовать в своей деятельности печати и штампы, закрепив данное решение в соответствующих документах (уставе предприятия).

Федеральным законом может быть предусмотрена обязанность общества использовать печать.

Сведения о наличии печати должны содержаться в уставе общества.

Если организацией решено использовать в своей деятельности печати и штампы, для исключения риска неправомочного их использования или утраты необходимо упорядочить применение печатей и штампов в организации.

Для первоначального упорядочения применения на предприятии печатей и штампов необходимо:

- завести журнал учета печатей и штампов и назначить ответственного за его ведение;

- собрать воедино все печати и штампы, которые применяются в организации;

- внести о них сведения в журнал учета печатей и штампов;

- раздать их работникам-пользователям под роспись в журнале учета печатей и штампов;

- разработать и утвердить инструкцию по делопроизводству, где помимо прочего определить порядок применения печатей и штампов в организации;

- вменить в обязанности секретаря осуществлять контроль за правильным оформлением исходящих документов в организации (в должностной инструкции секретаря).

В дальнейшем необходимо вести строгий учет печатей и штампов и порядка их применения.