В настоящее время в каждой организации образуется большое количество документов. Их качество определяется тем, насколько грамотно в организации выстроена система делопроизводства. Кто-то до сих пор не воспринимает делопроизводство как значимую часть деятельности компании, остальные, напротив, уделяют большое внимание этому вопросу, но и одни, и другие абсолютно уверены в том, что правильно оформленные документы - это лицо организации, а работа с ними должна быть построена так, чтобы не тормозить основную деятельность организации.

Взглянуть по-новому на, казалось бы, отлаженные процессы делопроизводства или выстроить новую модель документооборота позволяет аудит делопроизводства организации, который можно начать с аудита документов.

Согласно п. 3 ст. 1 Федерального закона от 30.12.2008 N 307-ФЗ "Об аудиторской деятельности" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.08.2015) под аудитом понимается независимая проверка бухгалтерской (финансовой) отчетности аудируемого лица в целях выражения мнения о достоверности такой отчетности.

В более широком смысле под аудитом понимают процедуру независимой оценки деятельности организации, системы, процесса, проекта или продукта. С этой точки зрения аудит делопроизводства - это анализ деятельности компании в области делопроизводства, включающий в себя проверку документации на предмет соответствия законодательству Российской Федерации и внутренним локальным актам, а также оценку организации работы с документами.

Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение "Детский сад компенсирующего вида N 37 города Кузнецка" (далее - ДС) является образовательной организацией, осуществляющей в качестве основной цели своей деятельности образовательную деятельность по образовательной программе дошкольного образования.

Основными целями ДС являются:

- создание условий для реализации гарантированного гражданам Российской Федерации права на получение бесплатного дошкольного образования;

- гармоничное формирование личности ребенка с учетом особенностей его физического, психического развития, индивидуальных возможностей и способностей.

Как и в деятельности любой организации, в ДС создаются локальные нормативные документы. Это документы, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации, в целом статус ее подразделений и сотрудников, их права, обязанности, ответственность и т.д.

Важнейшим нормативным документом, регулирующим деятельность ДС, является устав, принятый общим собранием коллектива (решение от 25.08.2014 N 102).

Организационная структура ДС определена штатным расписанием. Рациональное распределение труда проводится с помощью должностных инструкций.

Рассмотрим аудит должностных инструкций. Для этого возьмем должностные инструкции секретаря и педагога-психолога, которые приведены на рисунках 1 и 2 соответственно.

Должностная инструкция секретаря

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение │

│ "Детский сад компенсирующего вида N 37 города Кузнецка" │

(МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка) │

│ │

│ "СОГЛАСОВАНО" "УТВЕРЖДЕНО" │

│ Председатель профсоюза Заведующий │

│ МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка │

│ Ежова │

----------- Ежова Т.Н. ___________ Пиунова И.В. │

"01" сентября 2014 г. 14 01.09.2014 │

│ Приказ N -- от ---------- │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ │

│ СЕКРЕТАРЯ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ Срок действия инструкции с 01.09.2014 по 01.09.2019 │

│ │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 1

Должностная инструкция педагога

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение │

│ "Детский сад компенсирующего вида N 37 города Кузнецка" │

(МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка) │

│ │

│ "СОГЛАСОВАНО" "УТВЕРЖДЕНО" │

│ Председатель профсоюза Заведующий │

│ МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка │

│ Ежова │

----------- Ежова Т.Н. ___________ Пиунова И.В. │

"01" сентября 2014 г. 14 01.09.2014 │

│ Приказ N -- от ---------- │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ │

│ ПЕДАГОГА-ПСИХОЛОГА │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ │

│ 01.09.2014 01.09.2019 │

│ Срок действия инструкции ---------- по ---------- │

│ │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 2

Данные должностные инструкции разработаны секретарем по поручению заведующей ДС сроком на пять лет. Утверждены они заведующей ДС.

В ходе анализа было выяснено, что в обеих должностных инструкциях текст состоит из таких разделов:

1. Общие положения.

2. Обязанности.

3. Права.

4. Ответственность.

5. Взаимоотношения. Связи по должности.

В оформлении документов допущены ошибки:

- отсутствует реквизит "Дата документа";

- отсутствует реквизит "Регистрационный номер документа";

- неверно оформлен реквизит "Гриф утверждения";

- при ссылке на документ сначала указывают, от какой даты, а потом номер;

- не на своем месте расположен "Гриф согласования";

- при расшифровке подписи инициалы должны быть перед фамилией;

- найдены ошибки в нумерации текста.

Таким образом, аудит локальных нормативных актов показал, что в ДС при разработке и оформлении документов не придерживаются ГОСТ Р 6.30-2003 "Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Далее при проведении аудита были рассмотрены внутренние и исходящие документы дошкольного учреждения.

Процентное соотношение видов внутренних документов ДС представлено на рис. 3.

Процентное соотношение внутренних документов

Рис. 3

Основными внутренними документами в ДС, как видно из рисунка, являются: приказы по основной деятельности и по личному составу, далее идут распоряжения, докладные записки, акты и справки.

Проанализируем сначала приказы по основной деятельности.

Приказ издается в ДС единолично заведующим в целях разрешения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов деятельности ДС.

Приказы ДС, проанализированные при проведении аудита, приведены на рис. 4.

Приказы МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение │

│ "Детский сад компенсирующего вида N 37 города Кузнецка" │

│ │

│ ПРИКАЗ │

│ │

от 07.12.2014 г. N 126 │

│ │

│ "О возложении обязанностей директора" │

│ │

│ В связи с выездом на совещание руководителей в г. Пензу директора │

МБДОУ ДС N 37 Пиуновой И.В. │

│ │

│ ПРИКАЗЫВАЮ: │

│ │

│ обязанности директора муниципального бюджетного образовательного │

│ учреждения для детей дошкольного и младшего школьного возраста начальной │

│ школы - детского сада компенсирующего вида N 37 07.12.2011 возложить на │

заместителя директора по УВР Тухову Е.В. │

│ │

│ Директор Пиунова И.В. Пиунова │

│ │

│ С приказом ознакомлена: Тухова │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение │

│ "Детский сад компенсирующего вида N 37 города Кузнецка" │

(МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка) │

│ │

│ ПРИКАЗ │

│ │

24.09.2014 г. N 17Б │

│ │

│ Об утверждении состава Управляющего совета │

│ │

│ В соответствии с Федеральным законом от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об │

│ образовании в Российской Федерации", положением об управляющем совете, │

│ уставом МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка │

│ │

│ ПРИКАЗЫВАЮ │

│ │

│ 1. Утвердить состав управляющего совета МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка от │

│ родительской общественности: Герасимову И.А., Большакову О.А., │

│ Калинову Е.А., Герасимову Е.А.; из работников МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка: │

│ Романову Ю.В., Обухову Г.В.; │

Кооптированные члены: В.В. Фомин. │

Представитель учредителя: О.Н. Маркина. │

2. Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой. │

│ │

│ Пиунова │

│ Заведующий ------------- И.В. Пиунова │

│ │

│ С приказом ознакомлены: Обухова │

│ Романова │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение │

│ "Детский сад компенсирующего вида N 37 города Кузнецка" │

(МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка) │

│ │

│ ПРИКАЗ │

│ │

От 24.09.2014 г. N 17А │

│ │

│ "Об утверждении комиссии по урегулированию споров │

│ между участниками образовательных учреждений" │

│ │

│ На основании: │

│ - Конвенции о правах ребенка; │

│ - Конституции РФ; │

│ - Федерального закона от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в │

│ Российской Федерации"; │

│ - Федеральных законов "Об основных гарантиях прав ребенка в │

│ Российской Федерации", "Об основах системы профилактики безнадзорности │

│ и правонарушений несовершеннолетних"; │

│ - устава МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка; │

│ - положения о комиссии по урегулированию споров между участниками │

│ образовательных отношений МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка │

│ │

│ ПРИКАЗЫВАЮ │

│ │

│ Утвердить комиссию по урегулированию споров между участниками │

│ образовательных отношений в следующем составе: │

│ │

│ - от родительской общественности: │

│ │

│ родителя группы N 14 Адикаеву И.Р; │

родителя группы N 13 Иванову О.А. │

│ │

│ от работников МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка: │

│ │

│ социального педагога Бибарсову Г.Д.; │

педагога-психолога Тухову Е.В. │

│ │

Заведующая Пиунова Пиунова И.В. │

│ │

│ С приказом ознакомлены: Бибарсова Тухова │

│ │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 4

При этом для выявления ошибок в оформлении приказов, образующихся в деятельности ДС, были взяты три различных экземпляра приказа по основной деятельности и проведен анализ, в результате которого выявлены основные ошибки, присущие для каждого из представленных документов.

В оформлении приказа допущены следующие ошибки:

- два приказа подписаны заведующим, а в одном вдруг появился директор ДС;

- в одном приказе отсутствует сокращенное наименование организации;

- дата документа оформлена цифровым способом, с предлогом "от" и в конце даты присутствует "г.";

- заголовок к тексту выделен жирным шрифтом, заключен в кавычки и расположен по левому краю;

- ключевое слово "ПРИКАЗЫВАЮ" в распорядительной части расположено в разных приказах по-разному;

- при ссылке на нормативные и законодательные акты в констатирующей части приказа у одних документов указаны дата и номер, у других нет;

- текст приказа не разбит на пункты;

- отсутствует пункт "контроль за исполнением возложить на...";

- отсутствует реквизит "виза согласования", который проставляется на обратной стороне документа;

- реквизит "подпись" во всех документах оформлен неверно.

Таким образом, в оформлении приказов было выявлено достаточно большое количество ошибок, которые влияют и на юридическую силу документа, и на его восприятие, и, в конечном счете, на эффективность управления в целом.

Следующими аудиту были подвергнуты акты. Акты в ДС составляются коллегиально (должно быть не менее двух составителей). Нередко акты составляются специально создаваемыми комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом заведующим детским садом.

Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Некоторые проанализированные акты ДС представлены на рис. 5.

Акты МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ АКТ │

│ приемки оборудования/проверки испытания │

│ в групповых помещениях │

│ в МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка │

│ │

от 12 сентября 2014 г. │

│ │

│ Мы, нижеподписавшаяся комиссия в составе: заведующего Пиуновой И.В., │

│ завхоза Дерябиной А.В., председателя профкома Ежовой Т.Н., составили │

│ настоящий акт о том, что оборудование в групповых помещениях готово к │

эксплуатации. │

│ │

│ Пиунова │

Заведующий МБДОУ ДС N 37 ----------- Пиунова И.В. │

│ Дерябина │

Завхоз ---------------------- Дерябина А.В. │

│ Ежова │

Пред. профкома -------------- Ежова Т.Н. │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ АКТ │

│ об испытании водопровода │

│ в МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка │

│ │

от 12 июля 2014 г. │

│ │

│ Мы, нижеподписавшаяся комиссия в составе: директора Пиуновой И.В., │

│ заместителя директора по АХЧ Дерябиной А.В., слесаря Мазюнина М.М., │

│ составили настоящий акт о том, что провели испытание участка │

│ водопровода по ул. Минская, 4, на водоотдачу, водопровод на данном │

│ участке - 150 мл, кольцевое давление на момент проверки составило 4 атм, │

│ требуемый расход - 0,2 л. Таким образом, фактический расход │

соответствует требуемому. │

│ │

│ Пиунова │

Директор МБДОУ ДС N 37 ----------- Пиунова И.В. │

│ Дерябина │

Зам. дир. по АХЧ ----------------- Дерябина А.В. │

│ Мазюнин │

Слесарь --------------- Мазюнин М.М. │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 5

Для выявления ошибок были взяты два различных экземпляра акта.

Анализ показал, что в оформлении акта допущены следующие ошибки:

- отсутствуют полное и сокращенное наименования организации (акты должны оформляться на общем бланке);

- наименование вида документа должно располагаться после реквизита "наименование организации";

- "наименование организации" включено в заголовок к тексту;

- дата документа оформлена цифровым способом, в котором присутствует "от" и в конце даты стоит буква "г.", которой не должно быть при цифровом способе;

- отсутствует реквизит "регистрационный номер документа";

- заголовок к тексту отвечает то на вопрос "о чем?", то на вопрос "чего?";

- текст не разбит на две основные части - вводную и основную, отсутствуют данные о количестве составленных экземпляров и их местонахождении; текст не выровнен по ширине, нет красной строки;

- при перечислении состава комиссий не указаны "роли" членов комиссий: кто председатель, а кто члены;

- подпись оформлена неверно: неправильно выровнена, при расшифровке инициалы должны быть перед фамилией, указывать нужно председателя и членов комиссии, а не должности членов комиссии в ДС.

Анализ актов подтвердил наличие огрехов и в этих документах.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в ДС и отправляемых за ее пределы. Исходящие документы создаются в ответ на поступившие письменные или устные запросы или как инициативные документы, требующие или не требующие ответа. Обычно в этих целях создаются письма.

Два из проанализированных писем показаны на рис. 6.

Письма МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение │

│ "Детский сад компенсирующего вида N 37 города Кузнецка" │

(МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка) │

│ │

│ ПРИКАЗ │

│ │

│ 24.09.2014 N 17Б │

│ │

│ Об утверждении состава Управляющего совета │

│ │

│ В соответствии с Федеральным законом от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об │

│ образовании в Российской Федерации", положением об управляющем совете, │

│ уставом МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка │

│ │

│ ПРИКАЗЫВАЮ: │

│ │

│ 1. Утвердить состав управляющего совета МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка: │

│ - от родительской общественности: И.А. Герасимову, О.А. Большакову, │

│ Е.А. Калинову, Е.А. Герасимову; │

│ - из работников МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка: Ю.В. Романову, │

Г.В. Обухову. │

Кооптированные члены: В.В. Фомин. │

Представитель учредителя: О.Н. Маркина. │

2. Контроль за исполнением данного приказа оставляю за собой. │

│ │

│ Пиунова │

│ Заведующий ------------- И.В. Пиунова │

│ │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение │

│ "Детский сад компенсирующего вида N 37 города Кузнецка" │

(МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка) │

│ │

│ ПРИКАЗ │

│ │

│ 24.09.2014 N 17А │

│ │

│ Об утверждении комиссии по урегулированию споров │

│ между участниками образовательных учреждений │

│ │

│ В соответствии с Конвенцией о правах ребенка, Конституцией РФ, │

│ Федеральным законом от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в │

│ Российской Федерации", Федеральными законами "Об основных гарантиях прав │

│ ребенка в Российской Федерации", "Об основах системы профилактики │

│ безнадзорности и правонарушений несовершеннолетних", уставом МБДОУ ДС │

│ N 37 г. Кузнецка, положением о комиссии по урегулированию споров │

│ между участниками образовательных отношений МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка │

│ │

│ ПРИКАЗЫВАЮ: │

│ │

│ 1. Утвердить комиссию по урегулированию споров между участниками │

│ образовательных отношений в следующем составе: │

│ от родительской общественности: │

│ - родителя группы N 14 И.Р. Адикаеву; │

- родителя группы N 13 О.А. Иванову. │

│ от работников МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка: │

│ - социального педагога Г.Д. Бибарсову; │

- педагога-психолога Е.В. Тухову. │

2. Контроль за исполнением оставляю за собой. │

│ │

Заведующий Пиунова Пиунова И.В. │

│ │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 6

В ходе аудита писем были выявлены ошибки в их оформлении:

- отсутствует полное наименование организации;

- в справочных данных об организации у телефона не указан код города, отсутствует код по ОКПО;

- при оформлении реквизита "адресат" допущены ошибки: инициалы должны стоять перед фамилией получателя и в адресате не указывается фамилия отправителя письма;

- дата документа оформлена цифровым способом, в котором указан "г.";

- присутствует реквизит "наименование вида документа", хотя в письмах он не используется;

- отсутствует заголовок к тексту;

- в тексте отсутствует речевая этикетная форма "Уважаемый(ая)...!";

- неверно, как и во всех документах, оформлен реквизит "подпись".

Примеры правильного оформления проанализированных документов

┌──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Муниципальное бюджетное дошкольное образовательное учреждение │

│ "Детский сад компенсирующего вида N 37 города Кузнецка" │

(МБДОУ ДС N 37 г. Кузнецка) │

│ │

│ АКТ │

│ │

│ 12.09.2014 N 53 │

│ │

│ Приемки оборудования групповых помещений │

│ │

│ Составлен комиссией: │

│ Председатель - заведующий И.В. Пиунова; │

│ Члены комиссии: │

│ - заместитель директора по АХЧ А.В. Дерябина; │

- председатель профкома Т.Н. Ежова. │

│ │

│ Комиссия 12.09.2014 провела приемку оборудования и выявила, что │

оборудование в групповых помещениях готово к эксплуатации. │

│ │

│ Составлен в 2 экземплярах: │

│ 1-й экз. направлен в бухгалтерию; │

2-й экз. - дело N 56. │

│ │

│ Председатель Пиунова И.В. Пиунова │

│ Члены комиссии: Дерябина А.В. Дерябина │

│ Ежова Т.Н. Ежова │

└──────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘

┌─────────────────────────────────────────────────────────┐

│ Муниципальное бюджетное Начальнику │

│ дошкольное образовательное управления образования │

│ учреждение "Детский сад г. Кузнецка │

│ компенсирующего вида N 37 Л.А. Борисовой │

│ г. Кузнецка" ул. Московская, д. 7, │

│ (МБДОУ ДС N 37) г. Кузнецк, │

│ ул. Минская, д. 4, г. Кузнецк, Пензенская обл., 442337 │

│ Пензенская обл., 442337 │

│ тел.: (541) 7-48-68 │

│ E-mail: VJE37@yandex.ru │

│ ОГРН 1055500659995 │

│ ИНН/КПП 5503014503/380301001 │

│ │

│ │

┌─────────────────────┤ 20.09.2014 N 20 │

│ Муниципальное об│ на N 17 от 18.09.2014 │

│ учреждение детс│ │

│ │ Уважаемая Людмила Анатольевна! │

│ 12.07.2014 │ │

┌──────────────┤ │ Довожу до Вашего сведения по существу жалобы │

│ Муниципал│ Об│ родителей по поводу промокания потолка и стен │

образова│ │ группы N 3, расположенной на 1-м этаже. │

│ компенси│ Составлен комиссией:│ Данный объект был обследован и были произведены │

│ (М│ Председатель: директ│ работы по устранению промокания потолка и стен │

│ Члены комиссии: │ сотрудником ХЭКа С.А. Мыльниковым. │

│ ДОЛЖНОСТН│ - заместитель директ│ Предположительно было выявлено: │

│ │ - слесарь М.М. Мазюн│ - заполнение канализации группы N 9, расположенной │

│ 00.00.000│ Комиссия 12.07.2│ над группой N 3; │

│ │ д. 4 на водоотдачу. │ - износ канализационной трубы, расположенной внутри │

│ │ участке 150 мл, водо│ стен здания; │

│ │ требуемый расход 0,2│ - износ ливневок, расположенных на крыше, │

│ │ требуемому │ проходящих внутри стен здания, можно определить с │

│ │ наступлением сильных дождей. │

│ │ Составлен в 2 экземп│ В настоящее время протекание устранено, стены и │

│ 1-й экз. в бухгалтер│ потолок высыхают. │

│ Секретарь │ 2-й экз. - дело N 56│ │

│ │ │ │

│ С инструкцией│ Председатель │ Заведующая Пиунова И.В. Пиунова │

│ │ │ │

│ 00.00.0000 │ Члены комиссии │ Н.В. Федоров │

│ │ │ 99-00 │

└─────────────────────────────────────────────────────────┘

Рис. 7

Л.Р.Фионова

Пензенский государственный университет

Г.В.Кошелева

Пензенский государственный университет

Ю.Ю.Фионова

Пензенский государственный университет