Специалисты-документоведы в своей работе сталкиваются, как правило, только с организационно-распорядительными документами. Приказы, распоряжения, протоколы - приемы работы с этими документами излагаются во множестве учебников, пособий, являются предметом рассмотрения профессиональных периодических изданий, сайтов и т.д.

Тем не менее в рамках любой организации параллельно документообороту организационно-распорядительных документов существует документооборот других систем документации. Некоторые из них широко известны - бухгалтерские, кадровые документы и др. Более того, в небольших организациях на секретаря-документоведа могут быть даже возложены обязанности по ведению данных документов, но существует множество систем документации, работа с которыми требует наличия специальной подготовки, - банковская, медицинская документация, различные виды научно-технической документации и т.д.

В статье речь пойдет о некоторых проблемах работы с научно-технической документацией в организациях.

Научно-техническая документация (НТД) - обобщающее понятие научно-исследовательской, научно-технической и технической документации на различных носителях информации, фиксирующей процесс и результаты научных исследований и прикладных разработок, а также направления и методы их внедрения в различные отрасли экономики <1>.

--------------------------------

<1> Основные правила работы с научно-технической документацией в государственных архивах Российской Федерации (одобрены Решением Коллегии Росархива от 26 марта 2003 г.). М. 2003.

Законодательство следующим образом определяет научную и научно-техническую деятельность, результатом которых становятся научно-технические документы:

Научная (научно-исследовательская) деятельность - деятельность, направленная на получение и применение новых знаний, в том числе:

- фундаментальные научные исследования - экспериментальная или теоретическая деятельность, направленная на получение новых знаний об основных закономерностях строения, функционирования и развития человека, общества, окружающей среды;

- прикладные научные исследования - исследования, направленные преимущественно на применение новых знаний для достижения практических целей и решения конкретных задач;

- поисковые научные исследования - исследования, направленные на получение новых знаний в целях их последующего практического применения (ориентированные научные исследования) и (или) на применение новых знаний (прикладные научные исследования) и проводимые путем выполнения научно-исследовательских работ.

Научно-техническая деятельность - деятельность, направленная на получение, применение новых знаний для решения технологических, инженерных, экономических, социальных, гуманитарных и иных проблем, обеспечения функционирования науки, техники и производства как единой системы <2>.

--------------------------------

<2> Федеральный закон от 23.08.1996 N 127-ФЗ "О науке и государственной научно-технической политике" (ред. от 22.12.2014).

Научная и научно-техническая деятельность является особой заботой государства в силу значимости для обеспечения политической, экономической и военной безопасности страны. Поэтому особое внимание уделяется вопросам дальнейшего хранения данной документации.

Следует учитывать, что важным отличием научно-технической документации от других видов документации является то, что она одновременно и фиксирует научную и научно-техническую деятельность, и является продуктом этой деятельности, продуктом, имеющим конкретную стоимостную оценку.

Так, Закон "О науке и государственной научно-технической политике" указывает, что:

- научная и (или) научно-техническая продукция - это научный и (или) научно-технический результат, в том числе результат интеллектуальной деятельности, предназначенный для реализации;

- научный и (или) научно-технический результат - это продукт научной и (или) научно-технической деятельности, содержащий новые знания или решения и зафиксированный на любом информационном носителе <3>.

--------------------------------

<3> Федеральный закон от 23.08.1996 N 127-ФЗ "О науке и государственной научно-технической политике" (ред. от 22.12.2014).

Поэтому архив научно-технической документации, так же как и архив кино-, фотостудии, может являться доходным ресурсом организации.

Помимо вышесказанного, научно-техническая документация имеет длительное практическое значение, не совпадающее со сроками ее хранения в организациях. Многие научно-технические документы могут использоваться весь срок существования изделия, которое в них "зафиксировано", например здания, коммуникаций и т.д.

В настоящее время практически вся научно-техническая документация создается (и может храниться) в электронном виде с помощью специализированных программ автоматизированного проектирования (в системе или на отдельных носителях). Данная возможность закреплена в соответствующих нормативных документах, которые устанавливают равнозначность бумажных и электронных научно-технических документов. Тем не менее в определенных случаях создаются бумажные версии научно-технических документов, которые хранятся в архиве организации, к ним обращаются в случае возникновения проблем с электронной версией. Создание бумажных версий может быть оговорено в договоре на проведение работ. Бумажный комплект документов может быть передан заказчику при выполнении контракта. В результате, если в организации создаются научно-технические документы, то они могут быть переданы в бумажном или электронном виде на отдельных носителях на хранение в архив.

Если научно-технические документы, созданные в организации, относятся к государственной собственности, то по истечении установленных сроков хранения они должны быть переданы в государственный архив. В ст. 5 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" говорится: "В состав Архивного фонда Российской Федерации входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах".

Законом определены следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:

- проектной документации по капитальному строительству - 20 лет;

- технологической и конструкторской документации - 20 лет;

- патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец - 20 лет;

- научной документации - 15 лет.

Закон относит следующие документы к государственной собственности:

к федеральной собственности относятся архивные документы:

- федеральных органов государственной власти, иных государственных органов Российской Федерации;

- государственных внебюджетных фондов;

- государственных академий наук и организаций государственных академий наук;

- федеральных государственных унитарных предприятий, включая казенные предприятия, и федеральных государственных учреждений, в том числе расположенных за пределами Российской Федерации;

- государственных корпораций, государственных компаний;

к собственности субъекта Российской Федерации относятся архивные документы:

- государственных органов и организаций субъекта Российской Федерации.

Научно-технические документы могут быть также отнесены к государственной собственности на основании договора (контракта). Относясь к результатам интеллектуальной деятельности, они подпадают и под часть четвертую Гражданского кодекса Российской Федерации.

Поэтому уже Федеральный закон "О науке и государственной научно-технической политике" в ст. 8 устанавливает, что основной правовой формой отношений между научной организацией, заказчиком и иными потребителями научной и (или) научно-технической продукции, в том числе федеральными органами исполнительной власти, органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации, являются договоры (контракты) на создание, передачу и использование научной и (или) научно-технической продукции, оказание научных, научно-технических, инженерно-консультационных и иных услуг, а также другие договоры, в том числе договоры о совместной научной и (или) научно-технической деятельности и распределении прибыли.

А условия владения, пользования и распоряжения научными и (или) научно-техническими результатами определяются законодательством Российской Федерации (Гражданским кодексом), а также не противоречащими ему договорами (контрактами) сторон - субъектов научной и (или) научно-технической деятельности и потребителей научной и (или) научно-технической продукции <4>.

--------------------------------

<4> Федеральный закон от 23.08.1996 N 127-ФЗ "О науке и государственной научно-технической политике" (ред. от 22.12.2014).

Соответственно, Гражданский кодекс Российской Федерации содержит ст. 769 "Договоры на выполнение научно-исследовательских работ, опытно-конструкторских и технологических работ" в гл. 38 "Выполнение научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ".

В п. 4 данной статьи устанавливает, что условия договоров на выполнение научно-исследовательских работ, опытно-конструкторских и технологических работ должны соответствовать законам и иным правовым актам об исключительных правах (интеллектуальной собственности) части четвертой Гражданского кодекса Российской Федерации.

Таким образом, если в деятельности организации были созданы документы, отнесенные к государственной собственности, то они должны храниться в соответствии с законодательством Российской Федерации и в установленные сроки быть переданы в государственные архивы. Порядок хранения научно-технических документов, являющихся собственностью организации, она определяет самостоятельно, но, учитывая ее значение, существует необходимость использования оправдавших себя практик в области ее хранения.

В настоящее время существует ряд нормативных правовых, а также методических документов, в которых отражен состав и порядок хранения научно-технической документации в организациях:

- прежде всего это весьма устаревшие, но не отмененные Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, одобренные коллегией Главархива СССР 30.09.1988, утв. Приказом Главархива СССР от 12.10.1988 N 71;

основными документами, определяющими порядок хранения научно-технической документации в организации, являются государственные стандарты:

- ГОСТ 2.501-2013 "Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения";

- ГОСТ 2.502-2013 "Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Правила дублирования";

- ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации".

Межотраслевые укрупненные нормы времени на работы с научно-технической документацией в архивах учреждений, организаций и предприятий утверждены Постановлением Минтруда России от 10.09.1993 N 153.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

Подразделение, хранящее научно-техническую документацию, имеет следующие функции:

- учитывает и хранит подлинники, дубликаты и копии научно-технических документов в соответствии с порядком, установленным государственными стандартами, действующими для данной организации государственными нормативными правовыми актами, договорами (контрактами);

- принимает на хранение в установленном порядке подлинники, дубликаты и копии научно-технических документов, образовавшиеся в результате деятельности организации и ее предшественников, а также полученных в рамках договоров (контрактов);

- проверяет комплектность принимаемых на хранение документов, ведет учет и розыск утраченных документов;

- проверяет правильность оформления (подписания) документов, наличие установленных подписей, дат, регистрационных номеров;

- проверяет пригодность научно-технической документации для дальнейшего хранения и копирования, принимает участие в восстановлении подлинников, пришедших в негодность;

- осуществляет контроль за внесением изменений в техническую и учетную документацию, создаваемую при традиционном и автоматизированном проектировании;

- периодически проводит проверку наличия и состояния научно-технических документов;

- организует использование научно-технических документов;

- осуществляет передачу в установленном порядке подлинников, дубликатов и копий из одной организации в другую;

- обеспечивает мероприятия по подготовке научно-технических документов, относящихся к Архивному фонду Российской Федерации, в государственные и муниципальные архивы.

Оригиналы, подлинники, дубликаты и копии научно-технических документов (ГОСТ 2.102-2013 "Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов").

Наименование документа по характеру использования

Определение

Бумажный

Электронный

0. Документ, находящийся в разработке

Документ, не подписанный (не заверенный) разработчиком и предназначенный для дальнейшей проработки

1. Оригинал

Документ, выполненный на любом материале, подписанный (заверенный) разработчиком и предназначенный для изготовления подлинника

Документ, подписанный ЭП разработчика, имеющий в реквизитной части соответствующий реквизит и предназначенный для проверки установленного согласования и утверждения в качестве подлинника

2. Подлинник

Документ, оформленный подлинными установленными подписями и выполненный на любом материале, позволяющем многократное воспроизведение с них копий. Допускается в качестве подлинника использовать оригинал, репрографическую копию или экземпляр документа, изданного типографским способом, завизированные подлинными подписями лиц, разработавших данный документ и ответственных за нормоконтроль

Документ, подписанный всеми установленными ЭП, имеющий в реквизитной части соответствующий реквизит и предназначенный для изготовления дубликата и/или копий

3. Дубликат

Копия подлинника, обеспечивающая идентичность воспроизведения подлинника, выполненная на любом материале и позволяющая снятие с них копий

Документ, полученный посредством электронного копирования подлинника, подписанный установленными ЭП лиц, ответственных за его изготовление, имеющий в реквизитной части соответствующий реквизит и предназначенный для изготовления копий

4. Копия

Документ, выполненный способом, обеспечивающим его идентичность с подлинником (дубликатом), и предназначенный для непосредственного использования при разработке, в производстве, эксплуатации, ремонте изделий. Копиями являются также микрофильмы-копии, полученные с микрофильма-дубликата

Документ, полученный посредством электронного копирования подлинника или дубликата, подписанный установленными ЭП лиц, ответственных за его изготовление, имеющий в реквизитной части соответствующий реквизит и предназначенный для непосредственного использования в разработке, производстве, эксплуатации, ремонте изделий

Определение состава поступающей на хранение научно-технической документации осуществляется на основании перечней архивных документов, государственных стандартов и нормативных актов, определяющих состав и оформление документов, а также на основании договора (контракта) на проведение научно-технических, опытно-конструкторских или/и конструкторских работ, в котором данное положение может быть прописано, а также на основании спецификаций, ведомостей, маршрутных карт технологических документов или других документов, в которых перечислены сдаваемые (передаваемые) научно-технические документы.

Состав научно-технической документации определяют следующие государственные стандарты и нормативные акты (приводятся основные и наиболее характерные документы):

- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 31 июля 2007 г. N 1182;

- ГОСТ 2.102-2013 "Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Виды и комплектность конструкторских документов". Устанавливает виды, комплектность и общие требования к выполнению конструкторских документов.

Помимо него действуют стандарты, устанавливающие правила выполнения отдельных видов конструкторских документов, например:

- ГОСТ 2.601-2013 "Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Эксплуатационные документы";

- ГОСТ 2.602-2013 "Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Ремонтные документы";

- ГОСТ 3.1102-2011 "Межгосударственный стандарт. Единая система технологической документации. Стадии разработки и виды документов. Общие положения";

- ГОСТ 3.1105-2011 "Межгосударственный стандарт. Единая система технологической документации. Формы и правила оформления документов общего назначения";

- ГОСТ Р 21.1101-2013 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации";

- Постановление Правительства Российской Федерации от 16 февраля 2008 г. N 87 "О составе разделов проектной документации и требованиях к их содержанию";

- Постановление Правительства РФ от 05.03.2007 N 145 "О порядке организации и проведения государственной экспертизы проектной документации и результатов инженерных изысканий" (ред. от 22.03.2014);

- Приказ Министерства регионального развития РФ от 2 апреля 2009 г. N 108 "Об утверждении правил выполнения и оформления текстовых и графических материалов, входящих в состав проектной и рабочей документации".

Надо отметить, что Основные правила работы с научно-технической документацией в организациях и на предприятиях, одобренные коллегией Главархива СССР 30.09.1988, существенно устарели, особенно в плане работы с электронными научно-техническими документами, а также не учитывают изменения в законодательстве, касающихся определения собственности на результаты научно-технической деятельности. Их, а также Примерное положение о службе (архиве) научно-технической документации организации, предприятия, утв. Приказом Комитета по делам архивов при Правительстве РФ от 29.06.1992 N 152, целесообразно использовать для руководства при организации деятельности подразделения, хранящего научно-техническую документацию.

Основными документами, определяющими порядок организации хранения научно-технической документации в организации, в настоящее время являются государственные стандарты:

- ГОСТ 2.501-2013 "Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Правила учета и хранения" (устанавливает общие требования к учету, хранению бумажных и электронных конструкторских и технологических документов);

- ГОСТ 2.502-2013 "Межгосударственный стандарт. Единая система конструкторской документации. Правила дублирования" (устанавливает правила изготовления и оформления, учета и хранения дубликатов конструкторских и технологических документов);

- ГОСТ Р 21.1003-2009 "Система проектной документации для строительства. Учет и хранение проектной документации" (устанавливает общие правила по учету и хранению проектной, рабочей и иной технической документации).

Данные Стандарты устанавливают порядок комплектования, учета, хранения и использования наиболее распространенных видов научно-технической документации в бумажной и электронной форме в архивах организаций независимо от форм собственности и подчинения.