Активы и обязательства в силу ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" подлежат инвентаризации. При ее проведении выявляется фактическое наличие соответствующих объектов, которое сопоставляется с данными регистров бухгалтерского учета.

Обязательность проведения

Обязательное проведение инвентаризации устанавливается законодательством РФ, федеральными и отраслевыми стандартами. В перечне подлежащих разработке федеральных стандартов, который приведен в п. 3 ст. 21 Закона N 402-ФЗ, указан и стандарт, которым должны быть установлены требования к проведению инвентаризации активов и обязательств (пп. 4). На сегодняшний день такой стандарт еще не разработан.

Пунктом 1 ст. 30 Закона N 402-ФЗ установлено, что до утверждения органами государственного регулирования бухгалтерского учета федеральных стандартов, предусмотренных упомянутым Законом, применяются правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, утвержденные до дня вступления в силу Закона N 402-ФЗ.

Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утв. Приказом Минфина России от 29.07.1998 N 34н) предписывает экономическому субъекту перед составлением годового отчета провести инвентаризацию имущества и обязательств (абз. 3 п. 27). Пунктом же 38 Положения по бухгалтерскому учету "Бухгалтерская отчетность организаций" (ПБУ 4/99) (утв. Приказом Минфина России от 06.07.1999 N 43н) предусматривается подтверждение статей бухгалтерской отчетности, составляемой за отчетный год, результатами инвентаризации активов и обязательств.

На обязательность проведения инвентаризации перед составлением бухгалтерской отчетности Минфин России указал в Рекомендациях аудиторским организациям, индивидуальным аудиторам, аудиторам по проведению аудита годовой бухгалтерской отчетности организаций за 2012 г. (Приложение к Письму Минфина России от 09.01.2013 N 07-02-18/01). При этом инвентаризация обязательств должна проводиться по состоянию на 31 декабря включительно.

Напомним, что под инвентаризацией понимается способ бухгалтерского учета, представляющий собой регламентную процедуру периодической проверки и документального подтверждения наличия, состояния и оценки имущества и обязательств организации, производимую для подтверждения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности.

Пункт 4 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организаций" (ПБУ 1/2008) (утв. Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н) предписывает экономическому субъекту при формировании учетной политики предусмотреть порядок проведения инвентаризации активов и обязательств.

Без регулярного же проведения инвентаризаций бухгалтерская (финансовая) отчетность в какой-то момент может оказаться некорректной. А ведь данная отчетность должна давать достоверное представление:

- о финансовом положении экономического субъекта на отчетную дату;

- финансовом результате его деятельности и движении денежных средств за отчетный период, -

необходимое пользователям этой отчетности для принятия экономических решений (п. 1 ст. 13 Закона N 402-ФЗ).

Как видим, всем экономическим субъектам (независимо от форм собственности и отраслевой принадлежности), которые обязаны в соответствии с Законом N 402-ФЗ вести бухгалтерский учет, необходимо перед составлением годового отчета, то есть до завершения текущего года, осуществить инвентаризацию активов и обязательств.

Общие положения

Правила проведения инвентаризации регулируются Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств (утв. Приказом Минфина России от 13.06.1995 N 49).

Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Персональный состав постоянно действующих и рабочих комиссий утверждается руководителем экономического субъекта. В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты: инженеры, экономисты, техники и т.д. В комиссию может входить и представитель службы внутреннего аудита.

Перед началом инвентаризации необходимо выпустить приказ о ее проведении. Для такого приказа может быть использована самостоятельно разработанная форма, которая утверждена руководителем экономического субъекта. В то же время возможно использование и унифицированной формы N ИНВ-22 (утв. Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 N 88). Сразу же отметим, что результаты инвентаризации должны оформляться документально. Первичные документы по отражению результатов инвентаризации могут разрабатываться экономическим субъектом самостоятельно. За основу при этом логично брать формы документов из Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации и ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (форма N ИНВ-26) (утв. упомянутым Постановлением Госкомстата России N 88 и Постановлением Госкомстата России от 17.03.2000 N 26 соответственно). Опять же не возбраняется непосредственное использование унифицированных формы инвентаризационных описей и актов инвентаризации.

В приказе по инвентаризации устанавливаются сроки ее проведения, определяется персональный состав инвентаризационной комиссии, объем инвентаризуемого имущества и обязательств, дата сдачи материалов в бухгалтерию. Данный приказ необходимо зарегистрировать в журнале контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации (при использовании унифицированных форм по учету результатов инвентаризации, форма N ИНВ-23).

В проведении инвентаризации участвуют материально ответственные лица, на чьем ответственном хранении находится проверяемое имущество. Обязанность материально ответственного лица присутствовать при инвентаризации и других подобных ревизиях, во время которых проверяют сохранность и состояние вверенного ему имущества, предусмотрена Типовой формой договора о полной индивидуальной материальной ответственности (приведена в Приложении 2 к Постановлению Минтруда России от 31.12.2002 N 85).

Инвентаризационная комиссия до начала ее проведения получает от материально ответственных лиц:

- отчеты со всеми документами, подтверждающими движение материально-производственных запасов и денежных средств, и

- расписки о том, что к началу проведения инвентаризации все расходные и приходные документы на МПЗ переданы в бухгалтерию, поступившие на их ответственность запасы оприходованы, а выбывшие - списаны в расход.

Аналогичные расписки дают лица, имеющие подотчетные суммы на приобретение или доверенности на получение имущества (п. п. 2.4, 2.8 Указаний по инвентаризации).

При инвентаризации используются два вида проверок: натуральная (вещественная) и документальная. Натуральная проверка связана непосредственно с наблюдением объектов инвентаризации, определением их количества путем подсчета, взвешивания, обмера. Ее используют при инвентаризации основных средств, материально-производственных запасов, наличных денежных средств, бланков строгой отчетности и т.д.

При документальной проверке наличие объекта учета подтверждается непосредственно документами. Исходя из этого она применяется при инвентаризации оценочных резервов, финансовых обязательств, расходов будущих периодов и т.д.

При применении унифицированных форм в большинстве случаев для оформления результатов вещественной проверки используются формы инвентаризационных описей, для оформления же результатов документальной проверки - формы актов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель экономического субъекта при этом должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки, в частности обеспечить:

- рабочей силой для перевешивания и перемещения грузов;

- технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой.

Положения по проведению инвентаризации:

- основных средств и нематериальных активов изложены в п. п. 3.1 - 3.8 Указаний по инвентаризации;

- материально-производственных запасов - в п. п. 3.15 - 3.26 Указаний;

- незавершенного производства - в п. п. 3.27 - 3.31 Указаний.

Комиссия при инвентаризации:

- основных средств - производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели;

- зданий, сооружений и другой недвижимости - проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности организации;

- машин, оборудования и транспортных средств - производит осмотр объектов и заносит в описи заводской инвентарный номер по техническому паспорту, организацию-изготовителя, год выпуска, назначение, мощность;

- не подвергавшегося обработке сырья, материалов и покупных полуфабрикатов, находящихся у рабочих мест, - фиксирует их в отдельных описях.

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

Более подробно остановимся на инвентаризации расчетов.

Инвентаризация расчетов

Инвентаризация расчетов заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета (п. 3.44 Указаний по инвентаризации). Целями инвентаризации расчетов являются:

- установление правильности расчетов с банками, налоговыми органами, внебюджетными фондами и другими экономическими субъектами, а также с обособленными подразделениями организации, выделенными на отдельные балансы;

- установление правильности и обоснованности:

сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включая суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности;

числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям.

Проверке при этом подвергаются следующие счета:

- 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками";

- 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками";

- 63 "Резервы по сомнительным долгам";

- 66 "Расчеты по краткосрочным кредитам и займам";

- 67 "Расчеты по долгосрочным кредитам и займам";

- 68 "Расчеты по налогам и сборам";

- 69 "Расчеты по социальному страхованию и обеспечению";

- 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда";

- 71 "Расчеты с подотчетными лицами";

- 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям";

- 75 "Расчеты с учредителями";

- 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами";

- 79 "Внутрихозяйственные расчеты".

- с поставщиками и покупателями

Расчеты с дебиторами и кредиторами каждым экономическим субъектом должны отражаться в бухгалтерской отчетности в суммах, вытекающих из бухгалтерских записей и признаваемых правильными (п. 73 Положения по ведению бухгалтерского учета).

Исходя из этого инвентаризация расчетов с поставщиками, покупателями, разными дебиторами и кредиторами подразумевает проверку обоснованности числящихся на балансе экономического субъекта сумм дебиторской и кредиторской задолженностей. Правильность отражения сумм задолженности может подтвердить сверка расчетов с указанными лицами. Сверка расчетов позволяет субъекту согласовывать с дебиторами и кредиторами организации (поставщиками, покупателями, подрядчиками, заказчиками и т.п.) суммы задолженности.

На практике в рассматриваемой ситуации используется акт сверки взаимных расчетов. Такой документ составляется с целью проверки и подтверждения взаимных расчетов между сторонами за какой-то определенный период времени - месяц, квартал, год.

Форму акта сверки взаиморасчетов экономический субъект разрабатывает самостоятельно. Обычно в верхней части приводится наименование документа - "акт сверки", после чего перечисляются наименования экономических субъектов, осуществляющих сверку, и указывается договор (или договоры) между организациями, по которому составлен акт сверки расчетов.

Основой акта сверки, несущей информацию о проведенных контрагентами хозяйственных операциях, является таблица, которая состоит из двух частей. В левой части отражаются, как правило, факты хозяйственной деятельности экономического субъекта - составителя документа. Она обычно включает четыре столбца. В первом из них указывается порядковый номер записи, во втором - краткое содержание факта хозяйственной жизни со ссылками на первичные документы (накладные, акты приема-передачи результатов выполненных работ (оказанных услуг), платежные поручения, кассовые ордера и т.д.), в третьем и четвертом - денежное выражение по дебету или кредиту приводимых фактов. Правая часть таблицы остается незаполненной, данные туда записываются контрагентом при проведении им сверки.

Таким образом, в рассматриваемый акт вносятся в хронологическом порядке записи обо всех проведенных организацией с участием конкретного контрагента операциях за определенный период. Затем подсчитываются обороты по дебету и кредиту каждой из сторон и определяется конечное сальдо на указанную в акте дату.

Если проблем и ошибок не возникло, то суммы, полученные после заполнения первой и второй частей, будут выглядеть зеркально в таблице.

Завершив заполнение соответствующей части таблицы, каждая из сторон приводит итоговые данные по задолженности, числящейся на ее учете. После чего при отсутствии расхождений обычно приводится фраза: "Расхождений между учетными данными ООО "..." и ООО "..." нет, сумма задолженности ООО "..." перед ООО "..." на ... декабря 2016 г., равная ... (...) руб., подтверждена сторонами".

Такой акт сверки взаиморасчетов должны подписать уполномоченные лица сторон. В качестве такового может быть единоличный исполнительный орган субъекта (генеральный директор, директор, президент и т.д.) либо представитель, действующий на основании выданной таким органом доверенности.

Акт сверки взаимных расчетов, подписанный уполномоченным лицом, как действие, совершенное обязанным лицом, которое свидетельствует о признании долга, прерывает течение срока исковой давности. Напомним, что общий срок исковой давности составляет три года со дня, когда лицо узнало или должно было узнать о нарушении своего права и о том, кто является надлежащим ответчиком по иску о защите этого права (ст. ст. 196, 200, 203 ГК РФ).

Акт сверки взаимных расчетов, подписанный со стороны ответчика главным бухгалтером, не был воспринят судьями трех инстанций как документ, подтверждающий долг ответчика и, соответственно, прерывающий течение срока исковой давности. Коллегия судей ВАС РФ в Определении от 21.08.2013 N ВАС-11147/13 указала, что главный бухгалтер не является лицом, имеющим право выступать от имени юридического лица без доверенности. При отсутствии в деле доверенности, подтверждающей полномочия главного бухгалтера на признание долга, его подпись на акте сверки не является признанием долга ответчиком, а сам акт - основанием для перерыва течения срока исковой давности.

Вместо актов сверки подтвердить согласование суммы задолженности может письмо контрагента, в котором он признает свой долг.

Провести такую сверку одномоментно со всеми контрагентами экономическому субъекту довольно сложно. Поэтому организация, учитывая, что последний календарный месяц года для всех субъектов, как правило, является более напряженным, должна по возможности осуществлять сверку расчетов в течение четвертого квартала отчетного года.

В случае выявления несоответствий, образовавшихся в результате ошибочных действий счетной службы, в учете должны быть составлены корректировочные записи в порядке, установленном п. 5 Положения по бухгалтерскому учету "Исправление ошибок в бухгалтерском учете и отчетности" (ПБУ 22/2010) (утв. Приказом Минфина России от 28.06.2010 N 63н). Ошибка отчетного года, выявленная до окончания этого года, исправляется записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного года, в котором она была выявлена.

Помимо проверки правильности отражения сумм дебиторской (кредиторской) задолженности на счетах бухгалтерского учета при инвентаризации выявляются просроченная задолженность (оценивается возможность создания в отношении ее резерва по сомнительным долгам), задолженность, по которой истек срок исковой давности.

Результаты инвентаризации расчетов заносятся в справку. Ее форму экономический субъект может разработать самостоятельно, взяв за основу справку к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (Приложение к форме N ИНВ-17) из упомянутого Альбома унифицированных форм первичной учетной документации по учету результатов инвентаризации. Обычно на каждый синтетический счет бухгалтерского учета оформляется отдельная справка. Желательно заполнять справку с выделением краткосрочной и долгосрочной дебиторской задолженности.

На основании справки оформляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами. Организация может разработать собственную форму инвентаризационного акта расчетов с дебиторами и кредиторами, взяв за основу унифицированную форму N ИНВ-17. В акте инвентаризации могут приводиться данные, в том числе из актов сверок с контрагентами. Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается в комиссии.

- по сомнительным долгам

Несвоевременная оплата дебиторской задолженности приводит к необходимости отнесения ее в бухгалтерском учете к сомнительной задолженности, погашение которой вызывает сомнения у экономического субъекта. Основной целью формирования резерва по сомнительным (безнадежным) долгам является отражение фактической суммы дебиторской задолженности, которая пополнит активы данного субъекта.

Организация создает резервы по сомнительным долгам в случае признания дебиторской задолженности сомнительной с отнесением сумм резервов на финансовые результаты организации. Сомнительной считается дебиторская задолженность организации, которая не погашена или с высокой степенью вероятности не будет погашена в сроки, установленные договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями.

Величина резерва определяется отдельно по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично.

Критерии, при наступлении которых задолженность считается сомнительной, устанавливаются экономическим субъектом самостоятельно. Величина резерва определяется в зависимости от оценки вероятности погашения долга:

- чем выше эта вероятность, тем меньше величина резерва по сомнительному долгу, и, наоборот,

- чем меньше вероятность того, что контрагент вернет долг, тем больше резервируемая сумма.

В ходе инвентаризации резервов по сомнительным долгам инвентаризационной комиссией анализируется каждая сумма, отраженная на счете 63, на предмет соответствия ее утвержденным критериям и на ее соразмерность. Инвентаризацию желательно проводить одновременно с инвентаризацией расчетов с дебиторами. В таком случае проверке подлежат:

- дебетовые остатки по всем счетам учета расчетов в разрезе каждого договора (на наличие сомнительной задолженности);

- кредитовый остаток по счету 63 в разрезе каждого созданного резерва (на правильность сумм начисленных оценочных резервов по сомнительной задолженности).

При квалификации задолженности в качестве сомнительной инвентаризационной комиссией проверяется:

- наличие признаков сомнительной задолженности (невозможность удержания имущества должника, отсутствие обеспечения долга залогом, задатком, поручительством, банковской гарантией, нарушение должником сроков исполнения обязательства, наличие вероятности полной или частичной неоплаты задолженности и т.п.);

- наличие информации, с высокой степенью надежности подтверждающей отсутствие возможности исполнения обязательства должником, в случае, если задолженность признана сомнительной независимо от наличия и периода просрочки и иных обстоятельств.

В отношении подтвержденной сомнительной задолженности комиссия определяет величину резерва по каждому сомнительному долгу в зависимости от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности невозврата долга полностью или частично.

Если до конца отчетного года, следующего за годом создания резерва по сомнительным долгам, этот резерв в какой-либо части не будет использован, то неизрасходованные суммы присоединяются при составлении бухгалтерского баланса на конец отчетного года к финансовым результатам (п. 70 Положения по ведению бухгалтерского учета):

Дебет 63 Кредит 91-1

- списана неизрасходованная сумма резерва по сомнительным долгам.

Дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, признается безнадежной. Ее надлежит списать с баланса в полной сумме, включая НДС. Для списания безнадежного долга необходимы акт инвентаризации расчетов и приказ руководителя субъекта. В бухгалтерском учете при этом осуществляются следующие записи:

Дебет 63 Кредит 62 (60, 76)

- списан безнадежный долг, под который ранее создавался резерв;

Дебет 91-2 Кредит 62 (60, 76)

- списана сумма безнадежного долга, не покрытого резервом.

Сумму списанного долга необходимо учитывать на забалансовом счете 007 в течение пяти лет со дня списания, наблюдая за возможностью его взыскания:

Дебет 007

- отражен на забалансовом учете безнадежный долг.

Данные об инвентаризации резерва по сомнительным долгам целесообразно включить в справку, дополнив ее необходимыми графами: основание для признания долга сомнительным и вероятность невозврата задолженности, сумма резерва. Суммы резерва по сомнительным долгам указываются в справке по каждому сомнительному долгу и группируются по синтетическим счетам бухгалтерского учета.

Используемый при инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами акт также желательно дополнить графой о сумме начисленного резерва по сомнительным долгам.

Акт составляется в двух экземплярах и подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии на основании выявления по документам остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию, второй - остается в комиссии.

- по кредитам и займам

Инвентаризация расчетов по кредитам и займам заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета 66 и 67. Напомним, что на каждом из указанных счетов обособленно (то есть на разных субсчетах) учитывается информация о величине полученных кредитов (займов), а также о сумме начисленных процентов. Инвентаризационной комиссией сличаются данные, отраженные на счетах учета с платежными документами. Информацию о сумме задолженности и сумме начисленных и уплаченных процентов можно получить, сравнив бухгалтерские регистры с документами, выданными кредиторами (графиком погашения задолженности, выпиской об уплате кредита, справкой об уплаченных процентах и т.д.).

Заметим, что в части долгосрочных кредитов и займов при составлении бухгалтерской отчетности имеют значение срок, оставшийся до окончания действия кредитного договора, а также порядок уплаты процентов. В бухгалтерском балансе обязательства делятся на долгосрочные и краткосрочные - в зависимости от срока погашения. Обязательства представляются как краткосрочные, если срок погашения по ним - не более 12 месяцев после отчетной даты. Все остальные обязательства являются долгосрочными (п. 19 ПБУ 4/99).

Финансисты неоднократно поясняли, что, если срок погашения заемных средств, ранее представленных в бухгалтерском балансе как долгосрочные обязательства, на отчетную дату составляет менее 12 месяцев, указанные обязательства представляются как краткосрочные (при этом обязанность по изменению счета учета с 67 на 66 нормативными правовыми актами по бухгалтерскому учету не установлена). Причитающиеся же на конец отчетного периода к уплате проценты по долгосрочным кредитам должны отражаться в бухгалтерском балансе как краткосрочные обязательства. При необходимости они должны быть обособлены от данных о краткосрочных кредитах и займах. В таком случае экономический субъект самостоятельно выбирает счет учета процентов по долгосрочным кредитам со сроком уплаты менее 12 месяцев - 67 либо 66 (Письма Минфина России от 28.01.2010 N 07-02-18/01, от 24.01.2011 N 07-02-18/01).

- по налогам, сборам, социальному страхованию

При проведении инвентаризации расчетов с бюджетом и внебюджетными фондами проверке подлежат остатки по счетам 68 и 69.

Пункт 74 Положения по ведению бухгалтерского учета предписывает экономическому субъекту отражать в бухгалтерской отчетности расчеты с бюджетом в суммах, согласованных с налоговыми органами. Оставление на бухгалтерском балансе неурегулированных сумм по таким расчетам не допускается.

В связи с этим инвентаризацию расчетов с бюджетом можно проводить на основании справок, выданных налоговым органом (форма справки о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам организаций и индивидуальных предпринимателей приведена в Приложении 1 к Приказу ФНС России от 05.06.2015 N ММВ-7-17/227@).

Справка может быть предоставлена ИФНС России одним из следующих способов:

- на бумаге с подписью начальника (заместителя) и гербовой печатью ИФНС (п. 6 Порядка заполнения форм справок о состоянии расчетов по налогам, сборам, пеням, штрафам, процентам, приведен в Приложении 3 к упомянутому Приказу ФНС России N ММВ-7-17/227@). Такая справка содержит сведения о состоянии расчетов по налогам, уплату которых контролирует та инспекция, в которую был подан запрос о выдаче справки;

- в электронном виде.

Для получения справки на бумажном носителе налогоплательщику необходимо направить в ИФНС России по месту регистрации письменный запрос по рекомендуемой ФНС России форме, приведенной в Приложении 8 к Административному регламенту Федеральной налоговой службы по предоставлению государственной услуги по бесплатному информированию (в том числе в письменной форме) налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов о действующих налогах и сборах, законодательстве о налогах и сборах и принятых в соответствии с ним нормативных правовых актах, порядке исчисления и уплаты налогов и сборов, правах и обязанностях налогоплательщиков, плательщиков сборов и налоговых агентов, полномочиях налоговых органов и их должностных лиц, а также по приему налоговых деклараций (расчетов) (утв. Приказом Минфина России от 02.07.2012 N 99н, далее - Регламент) (п. 128 Регламента).

В письменном запросе следует указать (п. п. 27, 129, 130, 136 Регламента):

- полное наименование, ИНН и адрес налогоплательщика (без наличия этой информации запрос не будет принят);

- дату, на которую запрашиваются сведения о расчетах с бюджетом. Если ее не указать или указать более позднюю, чем дата подачи запроса, то справку выдадут по состоянию на дату регистрации налоговиками запроса;

- способ получения справки (лично представителем организации или по почте);

- Ф.И.О. представителя организации, подписавшего запрос. Если запрос подписан представителем организации по доверенности, то к нему надо приложить эту доверенность.

Фискалам надлежит выдать справку в течение пяти рабочих дней с даты получения запроса (пп. 10 п. 1 ст. 32 НК РФ).

Выдача справки в электронном виде возможна, если налогоплательщик обменивается с ИФНС России электронными документами по ТКС (п. 147 Регламента). Такие справки могут быть выданы как по расчетам с ИФНС России, в которую был направлен запрос, так и по расчетам с любыми ИФНС России, где организация поставлена на учет (п. 3 Порядка заполнения форм справок).

Также "электронную" справку можно получить с помощью размещенного на сайте ФНС сервиса "Личный кабинет налогоплательщика - юридического лица".

Справка в электронном виде выдается по запросу, направленному в электронной форме по ТКС. В запросе по ТКС также необходимо указать полное наименование, ИНН, адрес организации и дату, на которую запрашиваются сведения о расчетах (п. 150 Регламента).

Справка передается (направляется) налогоплательщику в течение пяти рабочих дней со дня поступления в налоговый орган соответствующего запроса.

Как видим, в запросе должна быть указана дата, на которую организация желает видеть состояние расчетов. В то же время упомянутую справку необходимо иметь на начало проведения инвентаризации. Следовательно, в запросе необходимо указать дату начала недели, предшествующей проведению инвентаризации.

Состояние расчетов при инвентаризации проверяется по каждому налогу (сбору) и бюджету, в который он уплачивается.

Аналогичным образом можно сверить расчеты с внебюджетными фондами. По предложению плательщика страховых взносов может быть проведена совместная сверка уплаченных плательщиком страховых взносов. Результаты такой сверки оформляются актом, который подписывается плательщиком страховых взносов и уполномоченным должностным лицом органа контроля за уплатой страховых взносов (ч. 9 ст. 18 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования"). Форма акта совместной сверки расчетов по страховым взносам, пеням и штрафам:

- с ПФР (форма 21-ПФР) утверждена Постановлением Правления ПФР от 22.12.2015 N 511п;

- с ФСС РФ (форма 21-ФСС РФ) - Приказом ФСС РФ от 17.02.2015 N 49.

Если выявлены расхождения между данными, отраженными в учете организации, и информацией, полученной от налоговиков и страховщиков, в учете делаются корректировочные записи.

Для отражения результатов инвентаризации расчетов с бюджетом и внебюджетным фондом используется упомянутая в подразделе "Инвентаризация расчетов с поставщиками и покупателями" справка. Она составляется в разрезе синтетических счетов бухгалтерского учета. Справка, в свою очередь, является основанием для оформления акта инвентаризации расчетов.

- по оплате труда

Целью проведения инвентаризации расчетов с персоналом по оплате труда согласно п. 3.46 Указаний по инвентаризации является выявление:

- невыплаченных сумм, подлежащих перечислению на счет депонентов, а также

- сумм и причин возникновения переплат работникам.

В то же время инвентаризация счета 70 не должна превращаться в сплошную проверку правильности начисления заработной платы.

Инвентаризационная комиссия сопоставляет сведения о суммах, начисленных работникам, с теми, которые были выплачены.

По кредиту счета 70 отражается начисление заработной платы, пособий, отпускных и других выплат работникам и вознаграждений физическим лицам, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера. Информацию для указанных начислений комиссия получает из трудовых договоров и дополнений к ним, приказов на выплату премий, доплат, компенсаций, листков нетрудоспособности, табелей и иных документов. Начисление заработной платы отражается в ведомости по форме N Т-51 (Т-49, Т-53).

По дебету счета 70 приводятся удержания из заработной платы (НДФЛ, алименты и др.), выплачиваемые суммы заработной платы, отпускных, пособий.

При инвентаризации надлежит проверить наличие документов, необходимых для правильного расчета:

- НДФЛ (в частности, заявлений о предоставлении налоговых вычетов);

- других удержаний (исполнительных листов, приказов на удержание сумм причиненного ущерба и т.д.).

Кредитовое сальдо счета 70 на отчетную дату показывает задолженность экономического субъекта перед работниками. Это начисленная, но не выплаченная зарплата и иные выплаты.

Дебетовое сальдо по счету 70 свидетельствует о наличии задолженности за работниками. Комиссия должна выявить причины ее возникновения и оценить возможность погашения.

Если экономическим субъектом выплачивается заработная плата через кассу, то не исключена вероятность возникновения депонентов. При неполучении работником заработной платы в срок, определенный для ее выплаты, невостребованная сумма подлежит депонированию. Данный факт хозяйственной жизни в бухгалтерском учете сопровождается записью:

Дебет 70 Кредит 76, субсчет 4 "Расчеты по депонированным суммам",

- депонирована не полученная работником сумма вознаграждения.

При проведении инвентаризации депонированных сумм проверяется соответствие остатка по счету 76-4 совокупности сумм, приведенных в книге учета депонированной зарплаты или в карточках депонентов, при необходимости - с расчетно-платежными ведомостями.

- оценочных обязательств

Инвентаризация оценочных обязательств состоит в проверке обоснованности их признания, а также величины признанных оценочных обязательств (п. 23 Положения по бухгалтерскому учету "Оценочные обязательства, условные обязательства и условные активы" (ПБУ 8/2010), утв. Приказом Минфина России от 13.12.2010 N 167н).

В отношении оценочных обязательств, учитываемых по дисконтированной (приведенной) стоимости, необходимо также проверить правильность и своевременность доначисления процентов в связи с ростом приведенной стоимости оценочных обязательств по мере приближения срока их исполнения (п. 20 ПБУ 8/2010).

По результатам проверки сумма оценочного обязательства может быть (п. п. 8, 22, 23 ПБУ 8/2010):

- увеличена при наличии информации, позволяющей сделать уточнение величины оценочного обязательства. При этом сумма, на которую увеличивается оценочное обязательство, относится на расходы по обычным видам деятельности или прочие расходы (в стоимость актива не включается);

- уменьшена при наличии информации, позволяющей сделать уточнение величины оценочного обязательства. При этом сумма, на которую уменьшается оценочное обязательство, относится на увеличение прочих доходов (например, если оценочное обязательство формировало стоимость актива) или уменьшение расходов по обычным видам деятельности или прочих расходов;

- остаться без изменения;

- списана полностью при наличии информации, позволяющей сделать вывод о прекращении выполнения условий признания оценочного обязательства. При этом вся сумма оценочного обязательства включается в прочие доходы.

Инвентаризация оценочного обязательства по оплате отпусков проводится ежегодно по состоянию на 31 декабря и состоит в уточнении сумм оценочных обязательств по оплате отпусков работников согласно принятой организацией методике определения (расчета) (п. 23 ПБУ 8/2010).

По результатам инвентаризации по каждому работнику выявляется:

- количество дней отпуска (ДНО), не использованных работником за все годы его работы в организации нарастающим итогом на момент проведения инвентаризации, либо

- количество дней отпуска (ДНОП), перерасходованных работником и фактически оплаченных работодателем (данный показатель применяется при условии, что начисление отпускных осуществляется всегда за счет уменьшения соответствующего оценочного обязательства);

- средний дневной заработок (СРДНЗАРБ), исчисленный по состоянию на конец отчетного года в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы (утв. Постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922);

- размер страховых взносов во внебюджетные фонды (СУММСВВФ) в части исчисленной суммы отпускных (применительно к тарифам, действующим с 1 января следующего за отчетным года).

Размер страховых взносов при инвентаризации оценочного обязательства по оплате отпусков определяется в соответствии с принятой организацией методикой определения (расчета) величины оценочного обязательства.

По результатам инвентаризации производится расчет уточненной величины оценочного обязательства, которая должна быть отражена в годовой отчетности.

Уточненная величина оценочного обязательства по каждому работнику (ОЦЕНОБЯЗ) рассчитывается по формуле:

ОЦЕНОБЯЗ = ДНО x СРДНЗАРБ + СУММСВВФ.

Выявленное в результате инвентаризации количество неиспользованных (перерасходованных) дней отпуска работника за весь период работы в организации по состоянию на конец отчетного периода представляет собой количество дней, за которое работник получил бы компенсацию за неиспользованный отпуск, если бы уволился в последний день отчетного периода (31 декабря) (п. 15 ПБУ 8/2010). В случае если отпуск сотрудника предоставлен авансом и начисление отпускных осуществляется всегда из сумм созданного оценочного обязательства, соответствующее количество дней участвует в расчете со знаком "минус". Если начисление отпускных за счет уменьшения соответствующего оценочного обязательства осуществляется исключительно по тем работникам, по которым это оценочное обязательство было создано, количество перерасходованных дней отпуска в расчете не участвует (п. 21 ПБУ 8/2010).

Общая величина оценочного обязательства по оплате отпусков определяется как совокупность уточненных величин оценочных обязательств по каждому работнику (с учетом знака).

Разница между уточненной величиной оценочного обязательства и фактически сложившейся в бухгалтерском учете на 31 декабря суммой подлежит корректировке оборотами декабря отчетного года.

Если величина, определенная на конец отчетного года, больше величины оценочного обязательства, отраженной в бухгалтерском учете на отчетную дату, то оценочное обязательство доводится до рассчитанной величины с отнесением разницы на расходы по обычным видам деятельности:

Дебет 20 Кредит 96, субсчет "Резерв на оплату отпусков",

- учтена сумма уточнения в оценочном обязательстве.

Если величина, определенная на конец отчетного года, меньше величины оценочного обязательства, отраженной в бухгалтерском учете на отчетную дату, то оценочное обязательство доводится до рассчитанной величины сторнировочной записью:

Дебет 20 Кредит 96, субсчет "Резерв на оплату отпусков"

- уменьшена величина оценочного обязательства.

Результаты инвентаризации оформляются актом, который разрабатывается организацией самостоятельно.

- по подотчетным суммам

Состояние расчетов с подотчетными лицами отражается в оборотно-сальдовой ведомости по счету 71.

Инвентаризация расчетов с подотчетными лицами заключается в сверке числящейся за работниками (экономическим субъектом) задолженности на предмет ее правильности отражения на счете 71. При этом проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение) (п. 3.47 Указаний по инвентаризации).

Инвентаризация в большинстве случаев начинается с проверки, не числится ли задолженность по подотчетным суммам за уволенными сотрудниками (за организацией перед данными сотрудниками). При обнаружении таковой за уволенным сумма задолженности признается доходом физического лица, с которого работодатель должен был удержать НДФЛ. Если это не было осуществлено, то, вероятнее всего, налог не может быть удержан работодателем до окончания года. В таком случае у налогового агента в силу п. 5 ст. 226 НК РФ возникает обязанность в срок не позднее 1 марта года, следующего за истекшим налоговым периодом, письменно сообщить налогоплательщику и налоговому органу по месту своего учета о невозможности удержать НДФЛ, о суммах дохода, с которого не удержан налог, и сумме неудержанного налога.

При проверке расчетов с подотчетными лицами главный объект - авансовые отчеты (форма N АО-1). Инвентаризационная комиссия проверяет наличие в них первичных документов, подтверждающих осуществленные расходы. Подлежат проверке также:

- документы по оприходованию материальных ценностей, приобретенных подотчетным лицом;

- приходные кассовые ордера, по которым были приняты остатки подотчетных сумм, возвращенные работниками в кассу.

Суммы, выданные под отчет, сверяют с суммами из расходных кассовых ордеров. Если субъектом выдаются под отчет денежные средства путем перечисления их на карточные счета работников, проверяются платежные поручения и банковские выписки, в которых они фигурируют.

Сальдо по дебету счета 71 на конец года означает, что сотрудник не отчитался полностью за полученные под отчет суммы. Задолженность подотчетного лица можно классифицировать как нормальную и просроченную.

Дебиторская задолженность подотчетного лица считается нормальной, если не истек срок для представления авансового отчета. Он заканчивается по окончании трех рабочих дней со дня истечения срока, на который выданы деньги (п. 6.3 Порядка ведения кассовых операций, утв. Указанием Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Причем неважно, как были получены подотчетные суммы - наличными через кассу или на банковскую карту (п. 6 Указания N 3210-У).

В ходе инвентаризации комиссия может выявить причины просрочки дебиторской задолженности:

- авансовый отчет не сдан в срок;

- не представлены документы, подтверждающие расходы (квитанции, бланки строгой отчетности, кассовые и товарные чеки и т.д.).

Комиссия также может оценить возможность погашения дебиторской задолженности.

При инвентаризации выявляются работники, вовремя не отчитавшиеся по выданным авансам. Если за сотрудником числится задолженность, то она может быть с него взыскана, но с учетом требований трудового законодательства. Статья 137 ТК РФ позволяет работодателю принять решение об удержании из заработной платы работника суммы своевременно не возвращенного аванса не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для его возвращения, при условии, что работник не оспаривает оснований и размеров удержания. Исходя из этого инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами целесообразно проводить регулярно.

Кредиторская задолженность по счету 71 отражает задолженность экономического субъекта перед подотчетным лицом. Срок возмещения перерасхода нормативными правовыми актами не установлен. Субъект вправе установить конкретный срок в локальном нормативном акте.

Завершающиеся действия

После осуществления проверок проводится анализ полученных данных. Он включает:

- сопоставление данных инвентаризационных описей и актов инвентаризации с данными бухгалтерского учета;

- выявление расхождений, составление сличительных ведомостей (при использовании унифицированных форм - форм N N ИНВ-18 и ИНВ-19) и определение причин расхождения учетных и текущих оценок;

- подготовку предложений по отражению в бухгалтерском учете результатов инвентаризации.

Обнаруженные при инвентаризации расхождения фактических сведений с данными бухгалтерского учета отражаются в проекте акта инвентаризации. К нему должны прилагаться бухгалтерские справки с указанием возможных вариантов списания выявленных недостач - на хищения, порчу при хранении вследствие халатности виновных лиц и т.д.

Обобщение результатов инвентаризации производится на заседании комиссии. Итогом этого заседания является заключительный акт об инвентаризации, который представляется на рассмотрение руководителю организации. В нем отражаются предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского учета.

Для оформления итоговых данных инвентаризации используется ведомость учета результатов, выявленных инвентаризацией (при использовании унифицированных форм - форма N ИНВ-26).

Результаты инвентаризации утверждаются приказом руководителя организации. Причем в приказе должно быть предписание по устранению выявленных в результате инвентаризации расхождений фактического наличия и учетных данных. На основании приказа вносятся соответствующие записи в регистры бухгалтерского учета. Законом N 402-ФЗ предлагается их учитывать в том отчетном периоде, к которому относится дата, по состоянию на которую проводилась инвентаризация (п. 4 ст. 11). Исходя из этого результаты годовой инвентаризации отражаются на дату ее завершения.

По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности ее проведения. Они осуществляются с участием инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия помещения, где проводилась инвентаризация. Результаты контрольных проверок оформляются актом и регистрируются в журнале учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации (при использовании унифицированных форм - формы N N ИНВ-24 и ИНВ-25).

Материалы работы инвентаризационной комиссии по завершении инвентаризации передаются в бухгалтерию организации. Документы по инвентаризации (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, инвентаризационные описи, списки, акты, ведомости об инвентаризации активов, обязательств) согласно Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) хранятся постоянно (поз. 427 Перечня).