С тех пор прошло почти два года, и у банков было достаточно времени на реализацию новых требований, на выяснение спорных или не до конца ясных вопросов с соответствующими подразделениями Банка России, проведение доработок ИТ-систем и др. В целом, кто хотел выполнить новые требования - тот их выполнил, кто готов рисковать навлечь на себя штрафные санкции со стороны регулятора - тот рискует.

Кассовая работа - очень значимый участок работы банка прежде всего за счет высокого уровня риска утрат ценностей. Кроме того, участок достаточно затратный. Поэтому основными задачами банка в части организации кассовой работы (естественно, помимо качественного и бесперебойного обслуживания клиентов) можно назвать минимизацию рисков утрат ценностей и снижение стоимости кассовых процессов для банка.

В данной статье мы рассмотрим актуальные вопросы и проблемы, с которыми может столкнуться банк при выстраивании кассовых процессов и которые в той или иной мере несут в себе операционный риск либо могут сделать кассовые процессы существенно дороже.

Общие принципы управления процессом

В соответствии с Положением Банка России от 16.12.2003 N 242-П "Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах" и п. 12 Приложения 2 к Положению N 242-П кредитная организация обязана принять внутренние документы, связанные с осуществлением внутреннего контроля, регламентирующие совершение кассовых операций, инкассацию денежных средств и других ценностей.

Однако это верхушка айсберга. Можно составить внутренний регламент, отвечающий всем требованиям Банка России, но он не будет работать. Для того чтобы он работал, в банке необходима система административного и методологического регулирования кассовых процессов, четко обозначенный "владелец" этих процессов, а также система контрольных мероприятий, реализуемых "владельцем" процесса (помимо СВК и СВА). То есть необходим эффективный механизм организации, управления и контроля кассовых процессов (что, в общем-то, справедливо не только для кассы), закрепленный во внутренних организационных и нормативных документах банка.

Физически такая система может представлять собой совокупность следующих документов:

- базового управляющего документа - политики по управлению процессом, определяющей права, полномочия и обязанности "владельца" процесса и иных подразделений банка в рамках всех кассовых процессов, порядок взаимодействия со смежными службами и собственно с кассовыми подразделениями в рамках методического регулирования, материально-технического обеспечения, организационно-штатных мероприятий, договорной работы и др.;

- методических внутренних нормативных документов по подпроцессам, предусматривающих контрольные точки в рискованных участках;

- контрольных документов - процедуры контроля за состоянием кассовой работы, включающей в себя методики проверок, удаленных контрольных мероприятий, систему внутренней отчетности по кассе и др.

Очень важно наличие в банке подразделения, ответственного за кассу целиком. С одной стороны, это удобно руководству банка: есть с кого спрашивать и при должной организации работы становится понятно, на что идут выделяемые на кассу деньги, с другой - централизация в одних руках управляющих функций, если к этим рукам прилагается голова, обладающая необходимыми компетенциями, позволяет выстроить работу кассовых процессов "как часы". Четкая формализация прав, обязанностей и полномочий "владельца" процесса во внутреннем нормативном (а не организационном, по типу положения о подразделении), утвержденном руководителем банка документе дает руководителю подразделения - "владельцу" процесса формализованные инструменты для решения стоящих перед его подразделением задач и отстаивания интересов подразделения перед смежниками (юристами, бухгалтерией, кадрами, хозслужбой, сетью и т.д.).

Методологическое регулирование

Как правило, "владелец" процесса сам разрабатывает и обеспечивает утверждение методологических документов по процессу. При этом допустим и методологический аутсорсинг - выделенные подразделения банка, специализирующиеся на разработке внутренних регламентов (конечно, если они обладают необходимыми компетенциями по кассе).

В этой ситуации в политике по управлению процессом необходимо прописывать запрет на любое изменение методологии кассовых процессов без согласования с подразделением - "владельцем" процесса. Это же относится к любым договорам, заключаемым объектами сети банка и затрагивающим вопросы деятельности кассы (перевозок, инкассации, технического обслуживания кассовой техники, закупок этой техники, расходных материалов и др.).

Кроме того, в целях разгрузки высшего менеджмента и ускорения реагирования на потребности бизнеса эффективно показывает себя опыт делегирования "владельцу" процесса права подписания ряда распорядительных или нормативных документов, относящихся к текущей организации работы.

Например, в соответствии с п. 1.6 Указания Банка России от 14.08.2008 N 2054-У "перевозка, инкассация наличной иностранной валюты, чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, а также хранение в уполномоченном банке, ВСП чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, осуществляются в порядке, определенном уполномоченным банком". Безусловно, при организации перевозок банк не делает различий между ценностями (рубли, валюта, внебаланс и др.), перевозка, инкассация всех ценностей организуются по единым принципам. Тем не менее, если возникает ситуация, когда необходимо принять срочное решение по разовой перевозке, к примеру, бланков чеков или бланков векселей в другой город, в региональный филиал банка способом, существенно более дешевым, нежели применяемые банком стандартные способы, прописание такой процедуры, по нашему мнению, может и должно делегироваться с уровня руководителя банка на уровень "владельца" кассовых процессов.

Перечислим некоторые вопросы (полномочия), которые на практике могут быть без проблем делегированы на уровень "владельца" процесса "кассовые операции" (для всех или отдельных кассовых подразделений) путем предоставления права утверждения следующих распорядительных документов:

- об утверждении размера минимального остатка хранения денежной наличности (включая валюту РФ и иностранную валюту) опционально по отдельным кассовым подразделениям либо по всей сети;

- об определении должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей в кассовом подразделении;

- о возложении на кассового работника обязанностей бухгалтерского работника (механизм "прямого" возложения либо через утверждение типовых должностных инструкций);

- о возложении на кассового работника обязанностей контроля за пересчетом наличных денег, а также за загрузкой денежной наличности в банкомат (механизм, аналогичный указанному в предыдущем абзаце);

- о создании комиссии по уничтожению не востребованных клиентом неплатежеспособных денежных знаков;

- об определении состава ревизионной комиссии (включая указание на лиц, допущенных присутствовать при ревизии, - сотрудников аудита, иных контролирующих служб);

- об определении необходимости проведения ревизий ценностей в кассовых подразделениях;

- о создании комиссии для рассмотрения случая выявления денежного знака, имеющего радиоактивное загрязнение, а также для уничтожения (гашения) радиоактивного денежного знака иностранного государства;

- об определении перечня видов иностранных валют, с которыми работает то или иное кассовое подразделение банка, и необходимости работы с монетой иностранных государств (данное решение согласовывается с бизнес-подразделениями);

- об утверждении графиков сменности кассовых работников, должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей (при посменном режиме работы кассы);

- о закреплении (переносе) процесса загрузки (разгрузки) банкоматов за тем или иным кассовым подразделением, в том числе отдельных элементов указанного процесса (формирования (пересчета) кассет, хранения ключей и др.);

- об установлении лимитов максимального остатка наличных денег в кассах и (или) банкоматах (как для целей управления ликвидностью, так и для целей страхования ценностей при хранении);

- об определении места хранения кассовых документов (в случае если по умолчанию они не могут храниться в кассовом узле).

Все эти документы отражают текущую специфику кассовой работы, и делегирование их на уровень центра компетенций банка по кассовой работе логично и целесообразно.

Также одной из значимых функций центра компетенций по кассовой работе является взаимодействие с контролирующими органами - как внутренними, так и внешними.

Порой при проверке кассовой работы ответственный сотрудник (заведующий кассой, кассир) не всегда может объяснить проверяющему, почему тот или иной участок работы организован именно так, а не иначе, даже если у него есть регламентирующий документ. В результате акт проверки может содержать информацию о нарушениях, фактически нарушениями не являющихся (с соответствующими последствиями для конкретной кассы, филиала или банка в целом). Чтобы этого не произошло, необходимо "замкнуть" общение кассовых подразделений с представителями любых проверок на центр кассовых компетенций - информирование о факте начала проверки, предоставление проверяющим любых пояснений и подписание актов проверок только после согласования с центром кассовых компетенций.

Это же относится к переписке с регулятором: любое направление запроса в Банк России по тематике кассовых операций необходимо осуществлять либо через центр кассовых компетенций, либо по согласованию с ним. Это позволит своевременно и централизованно актуализировать внутреннюю нормативную базу и внутренние кассовые процессы согласно полученным разъяснениям.

Административное регулирование

Поскольку в идеале центр кассовых компетенций как "владелец" процесса "кассовые операции" отвечает за него в целом, логично предположить, что данное подразделение должно иметь рычаги воздействия на организационно-штатные структуры тех кассовых подразделений, которые не входят непосредственно в его штат (например, кассы филиалов, операционных офисов и др.).

Соответственно, при формировании штатного расписания вновь открываемого объекта сети согласование количественных и качественных характеристик указанного документа с центром кассовых компетенций позволит достичь оптимального состава работников кассы с учетом заявленных требований бизнеса к перечню операций, режиму работы кассы, количеству работающих кассовых окон.

С этой же целью представляется правильным согласовывать с центром кассовых компетенций следующие документы:

- должностные инструкции кассовых работников (за исключением случаев полного совпадения подписываемых должностных инструкций утвержденным в банке типовым формам);

- положения о кассовых подразделениях (положения об объектах сети, включающих в себя разделы о кассовых подразделениях);

- распорядительные документы об открытии (закрытии) объектов сети, имеющих в своем составе кассу;

- планировочные решения кассовых узлов вновь открываемых объектов сети;

- распорядительные документы, устанавливающие (корректирующие) перечень выполняемых кассой операций, режим работы кассового подразделения, функционал, возложенный на кассу в целом, и распределение функционала между работниками данного кассового подразделения.

Отдельно следует оговорить вопросы работы с персоналом. Если кассовые работники региональных подразделений не подчиняются административно центру кассовых компетенций банка, то обычно вводится такое понятие, как "функциональное подчинение", т.е. у заведующего кассой филиала банка, у кассовых работников как бы двойное подчинение: по текущим вопросам кассовой работы в филиале они подчиняются руководителю филиала, а по вопросам методическим, по вопросам организации кассовой работы в целом (принципов, подходов) - головному банку в лице подразделения - "владельца" процесса "кассовые операции".

В этой ситуации функциональные подчиненные в регионах попадают в зону ответственности центра кассовых компетенций, поэтому любое передвижение кассового работника внутри штатной структуры филиала, любой прием на работу нового сотрудника должны согласовываться с центром кассовых компетенций. При этом, поскольку руководитель кассового подразделения в регионе (заведующий кассой, начальник отдела кассовых операций и др.) по факту является "надеждой, опорой, глазами и ушами" центра кассовых компетенций в соответствующем филиале, на указанный центр логично и целесообразно возлагать функции обучения и проверки знаний работников и согласования кандидатов на соответствующие должности при приеме на работу.

Согласование может осуществляться как путем анализа представленного комплекта документов (анкеты кандидата, информации о прохождении обучения по способам определения неподлинных денежных знаков, материалов службы безопасности), так и путем теоретического и практического тестирования кандидата на знание принципов кассовой работы в банке и умение выявлять в обрабатываемой денежной наличности неплатежеспособные денежные знаки.

Если число кассовых работников в банке невелико (филиальная сеть небольшая), такое тестирование может осуществляться центром кассовых компетенций. Если же сеть у банка достаточно велика, то теоретическое тестирование целесообразно осуществлять силами центра кассовых компетенций (тесты, собеседования, в том числе телефонные), а для практического тестирования по работе на счетной технике, с детекторами подлинности банкнот возлагать на регионального заведующего кассой либо должностное лицо из числа руководящего состава регионального филиала, ответственного за состояние кассовой работы (это может быть, к примеру, главный бухгалтер филиала, заместитель управляющего по операционной работе и др.).

Опционально в пул административного регулирования деятельности региональных касс могут включаться вопросы дополнительной подготовки, дообучения кассового персонала, поощрений и взысканий по результатам контрольно-ревизионной деятельности центра кассовых компетенций.

Материально-техническое обеспечение кассовых процессов

Одной из основных задач централизованного подразделения - "владельца" кассовых процессов является снижение относительной стоимости этих процессов для банка (относительной - по отношению к объемам того бизнеса, который обслуживает данное конкретное кассовое подразделение).

В зависимости от принятой в банке структуры организации поддерживающих процессов (в данном случае кассовых) в зоне ответственности центра кассовых компетенций может находиться организация обеспечения кассовых подразделений банка следующими видами товаров и услуг:

- специализированным оборудованием и расходными материалами для хранения и обработки ценностей, а также проверки платежеспособности и подлинности денежных знаков;

- ремонтом и техническим обслуживанием указанного оборудования в соответствии с установленным внутрибанковскими стандартами перечнем;

- справочно-информационными материалами по кассовой работе;

- бланками чековых книжек;

- инкассацией и перевозкой ценностей;

- страхованием ценностей при хранении и перевозках.

Выбор поставщиков и непосредственная процедура закупок указанных товаров и услуг в каждом банке могут быть различны. В случае если потребителем данных товаров (услуг) является непосредственно центр кассовых компетенций (например, кассовые подразделения, входящие в его административно-штатную структуру), данное подразделение является "владельцем" соответствующих обеспечивающих договоров, отвечает за мониторинг соответствующих рынков, анализ целесообразности перезаключения указанных договоров с новыми поставщиками, в том числе при необходимости с проведением конкурсных мероприятий.

Для иных подразделений банка - потребителей перечисленных выше товаров и услуг центр кассовых компетенций является своеобразным подразделением-контролером в этом вопросе, той контрольной точкой, через которую проходят все процессы заключения и исполнения (т.е. закупок) соответствующих договоров, т.е., по нашему мнению, подразделение - центр кассовых компетенций банка может и должно выполнять контрольно-согласующие функции при закупке подразделениями банка (любыми) товаров и услуг по функционалу кассы.

Дополнительный инструмент - утверждение в банке специальных стандартов материально-технического обеспечения кассовых подразделений, которые могут устанавливать в зависимости от типа кассового подразделения (стандартная клиентская касса, касса пересчета, центр по обслуживанию банкоматов и др.) необходимость наличия той или иной кассовой техники, средств хранения ценностей, средств контроля подлинности денежных знаков, функциональные характеристики перечисленных устройств и пр. При наличии таких стандартов, а также формализованных результатов конкурсных мероприятий по каждой категории закупок для конкретного региона присутствия банка процесс обеспечения кассовых подразделений необходимой техникой и оборудованием (либо плановая замена) с контрольной точкой в лице центра кассовых компетенций может быть реализован быстро и оптимально по стоимости.

Контрольно-ревизионная деятельность

Контрольно-ревизионная деятельность - одна из составляющих комплекса сервисных услуг, которые центр кассовых компетенций может оказывать "продающим" подразделениям банка, имеющим в своем составе кассы.

Форматы контрольно-ревизионных процедур могут быть следующие:

- выездные проверки силами и средствами центра кассовых компетенций;

- программный контроль отдельных показателей работы кассы путем реализации необходимых отчетов в банковской учетной системе (например, контроль соблюдения кассовых лимитов);

- система внутренней отчетности (операционные ошибки, отчеты для целей страхования ценностей при хранении и перевозках и др.).

Отдельно в данном разделе можно отметить необходимость создания системы реагирования на нештатные ситуации, связанные с кассой (включая формализованные алгоритмы действий кассовых работников в различных ситуациях и систему оповещения административных и функциональных руководителей).

Например, при выявлении в кассе при закрытии операционного дня недостачи денежных средств (сам факт которой является, в общем-то, сильным стрессом для добросовестного кассира) кассе предписывается действовать по алгоритму:

- принятие всех возможных мер по выяснению причины недостачи (анализ операций за день - кассовые документы, данные банковской учетной системы);

- принятие мер по поиску денежных средств в кассе (как ни смешно звучит, но на практике бывали случаи, когда деньги находились);

- оформление на сумму недостачи акта 0402145;

- получение письменных объяснений о случившемся у кассира, у которого выявлена недостача, а также у заведующего кассой и других кассовых работников (при необходимости);

- открытие лицевого счета на балансовом счете 60323 и отражение по данному счету суммы недостачи в корреспонденции со счетом 20202;

- создание резервов на возможные потери (открытие соответствующих счетов, выполнение проводок);

- информирование административного и функционального руководителя (срок информирования можно варьировать в зависимости от суммы (т.е. значимости) недостачи), а также подразделения безопасности банка.

Другой пример - поломка двери в хранилище филиала (либо поломка и застревание в замке ключа от хранилища).

В зависимости от времени, когда произошла поломка, выполняются следующие мероприятия:

- информирование обслуживающей организации о необходимости срочного ремонта двери, согласование сроков и стоимости ремонта;

- организация оперативного вывоза ценностей из хранилища в другой объект сети банка - взаимодействие с уполномоченным перевозчиком либо собственной службой инкассации и перевозки ценностей;

- организация подготовки и утверждения распорядительных документов по данному филиалу:

1) о временном прекращении хранения ценностей в данном объекте сети во внерабочее время;

2) об изменении размера минимального остатка хранения денежной наличности в целом по данному региону (с учетом временного отсутствия хранения в данном объекте сети);

- организация подготовки и отправки в соответствующее учреждение Банка России информационного сообщения об изменении суммы минимального остатка хранения денежной наличности по данному региону.

В случае прописания подробных алгоритмов реагирования на нештатные ситуации во внутренних нормативных документах банка центр кассовых компетенций (при должной постановке работы) осуществляет текущий контроль и надзор за процессом реагирования на указанные ситуации, при необходимости внося корректирующие указания в зависимости от конкретной ситуации либо беря управление на себя.